こんにちは、書類電子化(ペーパーレス)業者 vividです。
先日下記記事についてまとめました。
今回は結局書類の電子化は社内でやるのがいいのか？業者に依頼するのがいいのか？について記事を書きました。
是非ご参考にして頂ければと思います。
そもそもの書類電子化のメリットデメリットについては下記記事を御覧下さい。
書類の電子化を自社内・業者に依頼するメリットデメリット
別記事でも書いていますが、書類の電子化を自社内で行った場合と業者に依頼した場合のメリットデメリットが下記図です。
仕事柄様々な会社の社長とお話させて頂きますが、かなりの方が書類の電子化に興味を持っており
その中で一部が自社内で試したところほぼ全員が途中で断念したとの話を聞きます。
書類の電子化を自社内で行うのが難しい理由
自社内で書類を電子化する上で大きな壁になるのが「長期的な運用が難しい」という点です。
進行中の案件はスキャンしない
終了後〇日以内にスキャンする
ＰＤＦ化にする書式の統一
など様々な運用を予め決めた上で社内に浸透させなきゃいけなく、それを長期的に継続することが難しいそうです。
そこまでしているのに、結局トータルコストでは業者に依頼するよりも高くつくことから、わざわざ自社内でやっても利点がないようです。
自社内で電子化を行っても、その分人件費が掛かる上、業者に依頼するよりもクオリティが下がるためメリットを感じられないとの事でご依頼を頂く会社様もございました。
書類の電子化を自社内でやったほうがいい会社
ではどういう会社は自社内で電子化(自炊)したほうがいいのでしょうか？
ズバリ
外部に出せないと判断した書類が多い会社です！
国として禁止されているわけではないので、どちらかというと決裁者の気持ちの問題ですね。
弊社では士業の先生方のお客様も多くご依頼頂いていますが、士業の書類は全て機密書類です。
特に弁護士先生の場合は書類の保管なども、各々の裁量によるところが大きいです。
同じ弁護士でも
“外に書類を出すなんて考えられない！”
という方と
“書類の電子化！？是非お願い！ゆうパックで送ればいい？”
と仰る方と明確に分かれます。
これは働く上での決裁者様の判断になりますので、ここで抵抗がある方は社内での自炊に徹したほうがいいかと思います。
書類の電子化を業者に依頼したほうがいい会社
反対に業者に依頼すべき会社様はどんな会社か・・・？
・業務効率化したい
・コストダウンをしたい
・手間を掛けずにスペース確保をしたい
これらを思っている方は間違いなく業者に依頼したほうがいいです！
コストダウンについても、業者に依頼すると高くつくと思われがちですが、最終的には自社内で行っても人件費が掛かるためコストは業者のほうが安いです。
勿論業者によっては高い業者もありますが、vividは業界最安値ですので間違いなく低コストです。
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