書類電子化に対してよくある質問をまとめました。
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書類電子化についてのよくある質問
Ｑ、何故書類電子化をするのですか？
Ａ、e-文書法が制定されたことにより、今まで認められていなかった書類電子化が急速に広まってきました。同時に書類電子化のメリットも認知されてきて、導入しない理由がないことが最も大きな理由かと思います。業務効率化・スペース確保をしたいと思ってはいたが、今までは認められていなかった電子データでの保存が認められていたことで満を持して書類電子化に踏み切っている会社様が多い印象です。
Ｑ、何故書類電子化を外注するのですか？
Ａ、書類電子化と言いまわしていますが、結局のところスキャン作業です。では１社員に対して書類をスキャンさせる仕事をお願い出来ますでしょうか？これは現実的ではありません。しっかりその分の人件費と社員のモチベーションや質を考慮すると、自社内で電子化するよりも外注したほうが遥かにコストが低いことが分かります。
Ｑ、書類電子化のメリットってなんですか？
Ａ、業務効率化とスペース確保。更にコストダウンです。書類電子化を外注するとお金が掛かりますが、掛けたコスト以上にコストダウンへ繋がります。その理由として書類を置いているスペースに費用が掛かっているからです。詳しくは書類電子化のメリットデメリットを御覧下さい。
Ｑ、自社内でスキャンしたＰＤＦデータと業者にお願いしてスキャンしてもらったスキャンデータに違いはあるの？
Ａ、違います。ＰＤＦデータには解像度やＯＣＲの精度など様々な要素が含まれており、これらの要素は全てスキャナーのスペックとスキャンのやり方に依存します。まず一般企業では導入しない高スペックのスキャナーを取り揃えているのが書類スキャニング業者です。更にはスキャン時に書類に合わせて画素数を変えたり、色合いを変えたりと細かい作業も行っております。結果的に自社内でスキャンするよりも大きく変わります。
Ｑ、書類をいざ電子化するとなった時って面倒くさいですか？
Ａ、正直申し上げますととてつもなく手間です。ですから我々スキャニング会社が存在して存続出来ております。実際に依頼されたお客様でも、自分でやってみたけど続かなかった！といってご依頼頂く方が多いです。
Ｑ、今後書類電子化は必須になってきますか？
Ａ、間違いなく電子データの時代になります。一番ネックだった国税局が認めているのですから間違いありません。弁護士業界であれば裁判所などはまだまだ紙じゃないとダメ！という昔からの風習がありますが、国としては電子データとして保管をするというスタンスを取っているので時間の問題かと思います。いざやるとなった時に大量に溜まっていると後が大変です。今のうちからコツコツ少量ずつから電子化を進めていくことをオススメ致します。
vividが提供している書類電子化サービスに対してよくある質問
Ｑ、どのような紙文書のスキャンに対応していますか？
Ａ、機密書類から一般的な帳票類など様々な範囲で対応しております。弁護士など士業の先生の依頼が多いことから、セキュリティ関連は評価されているため、機密書類の依頼が多いです。
Ｑ、どのような用紙サイズまで対応していますか？
Ａ、名刺サイズからＡ０～Ａ５、Ｂ５、著作権に反しない冊子物、特許資料、図面、契約書、資料など様々な書類に対応しております。お客様からの要望に対して適切なご提案を致します。
Ｑ、用紙のサイズがバラバラの書類があるのですが、そのまま預けて大丈夫ですか？
Ａ、大丈夫です。こちらで１枚１枚しっかりとＰＤＦ化しますし基本料金に組み込んでおります。他社よりも遥かに安い理由の一つです。
Ｑ、書類を電子化したら書類はいらないんだけど、処分までやってくれるのですか？
Ａ、可能です。ヤマト運輸の溶解処分サービスと契約しているため、溶解処分まで一括でのご対応も可能です。溶解処分後溶解処分証明書を発行致します。
Ｑ、社外へ持ち出せない書類の電子化は可能か？
Ａ、可能です。出張スキャニングサービスもございますので、お客様の下へお伺いさせて頂き作業を致します。
Ｑ、スキャン作業にあたってのセキュリティについて教えて下さい。
Ａ、弊社では作業担当者のみが作業に従事します。作業室には監視カメラが設置されており、書類をＰＤＦにした際も担当者による２重チェックと責任者による３重チェック後納品致します。溶解処分時や納品時にも常に２重３重チェックを心がけております。また、個人情報の取り扱いについて定期的な社内研修を実施しており、社員全体のレベルアップに努めております。
Ｑ、書類電子化を依頼するにあたっての秘密保持は？
Ａ、弊社ではまずお見積りをする段階からＮＤＡ(秘密保持契約)を締結しております。お見積りする際にも大切な資料を拝見しますので、その時点でお客様にとって秘密保持契約を結ぶ必要があると思っているからです。必ずＮＤＡを締結し、順守致しますのでご安心下さい。
Ｑ、スキャンしたＰＤＦにＯＣＲ機能(文字認識)はついていますか？
Ａ、弊社の納品するデータは全てＯＣＲ機能が基本価格についております。業界内で最安値の最も大きな理由の一つです。
Ｑ、ＯＣＲ(文字認識)の精度は大丈夫ですか？
Ａ、弊社のスキャナーは国税局も認めたＰＦＵ会社が発売されている最高級のスキャナーのみを使用しております。ＰＤＦの質だけでなくＯＣＲの精度も抜群に高いものとなっております。納品時お客様が最も感動されるのが、ＯＣＲ精度の高さですので自信を持っております。
Ｑ、ホチキス止めの書類があるのですが、外さないといけないのでしょうか？
Ａ、つけたままで構いません。別料金も一切発生しません。書類電子化で業界最安値の大きな理由の一つです。
Ｑ、クリップやふせんがついている書類があるのですが、外さないといけないのでしょうか？
Ａ、つけたままで構いません。別料金も一切発生しません。書類電子化で業界最安値の大きな理由の一つです。
Ｑ、ホチキスはスキャン時に外して再度ホチキス止めして頂くことは可能でしょうか？
Ａ、可能です。別料金も一切発生しません。書類電子化で業界最安値の大きな理由の一つです。
Ｑ、原稿がカラーとモノクロが混ざっていますが電子化は可能でしょうか？
Ａ、可能です。基本カラーで電子化しており、基本料金に組み込んでおります。書類電子化で業界最安値の大きな理由の一つです。
Ｑ、書類をＰＤＦにした際にファイル名付けは有料ですか？
Ａ、無料です。全て基本料金に組み込んでおります。書類電子化で業界最安値の大きな理由の一つです。
Ｑ、書類電子化した後、溶解処分ではなく書類を返却して頂くことは可能でしょうか？
Ａ、可能です。但し、返送送料は別途頂戴致します。
Ｑ、電子化後の書類はいつまで保管して頂けるのでしょうか？長期保管は可能ですか？
Ａ、電子化後の書類は商法に基づき１週間とさせて頂いております。長期保管等は別途ご相談の上ご提案致します。
Ｑ、書類をＰＤＦにしたデータに不備があった場合はいつまで対応可能でしょうか？
Ａ、商法に基づき原則１週間とさせて頂いておりますが、その間であれば再スキャン、修正等は一切無料で行っております。それ以外の場合は別途ご相談させて頂きます。
Ｑ、見積もりに来て頂けるのでしょうか？また、見積もり時に料金は掛かりますか？
Ａ、東京・神奈川でしたら無料でお伺い出来ます。それ以外の県については交通費を実費で頂戴致します。また、サンプルの書類をいくつか送って頂ければそれをもとに見積もりも可能です。勿論見積もり費用は一切無料です。そこからご依頼に繋がらなくても一切掛かりません。お気軽にこちらからお問合せ下さい。
Ｑ、書類をどう管理するべきか？どう電子化してどうやって運用するべきかアドバイスしてほしい。
Ａ、アドバイス致します。業務効率化の観点からお客様から現状をお伺いした上で、最もいい運用方法をご提案させて頂きます。弊社では１００％ではなく１２０％の満足を目標にしております。お客様のことを考えることに自信を持っております。お任せ下さい。
Ｑ、書類がまるごと段ボールに保管している状態ですが整理しないと電子化していただけないのでしょうか？
Ａ、整理しなくても大丈夫です。こちらで精査してお客様の希望通りの形で納品させて頂きます。
Ｑ、書類をＰＤＦにしたＰＤＦファイルはこちらの好きな名前を指定できるのでしょうか？
Ａ、出来ます。お客様が指定したお名前でファイル名付けを致します。また、どういう名前をつけたらいいか分からない場合は、お客様の働き方などお伺いした上でこちらからご提案させて頂くことも可能です。お任せ下さい！
Ｑ、書籍などもスキャン(本の自炊代行)して頂きたいのですが可能でしょうか？
Ａ、著作権に反していない書類であれば可能です。
Ｑ、少量からのスキャニングの依頼も可能ですか？
Ａ、可能です。遠慮なくご連絡下さい。
Ｑ、地方への対応は可能ですか？
Ａ、可能です。見積もりから納品まで完璧に対応します。日本で最も安くサービスの価値が高いですので是非ご連絡下さい！
Ｑ、書類を電子化した際の解像度はどのくらいですか？画質はいいですか？
Ａ、ご希望の解像度があればそれに合わせて作成します。一般的には２００～３００dpiでさせて頂いておりまして、ご利用されたお客様からは全く問題ないと言われております。解像度を上げると容量が大きくなりますため、基本的な書類ではあれば２００～３００で十分かと思います。
Ｑ、書類が汚れているものや古いものは対応可能ですか？
Ａ、可能です。ただし、当然ながら書類で見えない文字はＰＤＦにしても見えませんのでご了承下さい。
Ｑ、書類をＰＤＦにした際に、ＰＤＦで見た時に歪んでいたり、見えづらいことはありませんか？
Ａ、ありません。弊社スキャナーは国内でトップクラスにいい最高級のものを使用しております。目視で判らないレベルの傾きやゆがみがある場合もございますが、スキャナーの「仕様の範囲」となりますのでご了承ください。
Ｑ、パソコンが苦手でＰＤＦの保存の仕方や開き方などが分からないのですが・・。
Ａ、ご安心下さい。丁寧に事細かく寄り添って教えさせて頂きます。お客様の業務効率化になってほしい！という一心で持っている知識をフルに使いながら誰にでもわかりやすく説明することに自信を持っております。キャリアの長いお客様からもそういった細かいサービスが大変好評です。
Ｑ、納品までどのくらい時間が掛かりますか？
Ａ、量によりますが、お客様の希望の納期に出来る限り合わせます。勿論常識範囲内での対応となりますが、極力対応を致しますので遠慮なく仰って下さい。
Ｑ、無料でサンプルのような形でスキャンして頂く事は可能ですか？
Ａ、可能です。サンプル書類を送って頂ければ無料でＰＤＦにしてお送り致します。ＰＤＦにした感じやＯＣＲ機能の確認にお使い下さい。
Ｑ、書類は取りに来てくれるのですか？
Ａ、量が少なく東京都内・神奈川県内であれば集荷にお伺いいたします。量が多い場合は別途ご相談させて頂きます。
Ｑ、表紙のスキャンも可能ですか？
Ａ、可能です。
Ｑ、大きいサイズの原稿なのですが電子化は可能ですか？
Ａ、可能です。しっかりお客様と打ち合わせさせて頂きご提案致します。
Ｑ、本になっている状態ですが電子化は可能ですか？
Ａ、可能です。著作権法に反していなければ、裁断してＰＤＦにするか見開き状態でＰＤＦにするかなどお客様に合わせてご提案致します。
Ｑ、料金形態はどうなっているのですか？
Ａ、業界では唯一の重量計算をしております。詳しくはvividの書類電子化料金を御覧下さい。
Ｑ、預ける書類を精査するのが面倒だから丸投げしたい
Ａ、構いません。全て丸投げして頂ければ書類電子化まで一括で承ります。
Ｑ、書類のスキャンをvividに依頼するメリットはなにがありますか？
Ａ、価格です。圧倒的な価格差があります。更にサービスの質が違います。詳しくはこちらを御覧下さい。
Ｑ、一気に膨大の金額を掛けられないので毎月少量ずつお願いしたいのですが大丈夫ですか？
Ａ、可能です。お客様に合わせてご提案させて頂きます。例えば毎月２万円までスキャンしてほしい。などといったご要望も承っておりますし提案もしております。お気軽にお問合せ下さい。
会社に対してよくある質問
Ｑ、どの業界の書類も対応しているのですか？
Ａ、対応しています。特に士業・不動産業界が多いので、その業界ではどういった電子化のやり方がいいのか？というノウハウは豊富にあります。勿論一般企業からのご依頼も多いです。
Ｑ、書類電子化を依頼される会社はどんな目的で依頼されていますか？
Ａ、一番は業務効率化です。溜まっている書類が多すぎて業務に支障が出ていたり、スペースがが邪魔になっているという理由です。次がコストダウンです。特に弁護士や税理士などの士業は別で倉庫を借りてそこに資料を置いている方が多いです。倉庫を借りている固定費を掛け続けるより書類を電子化したほうが安いのでは？と思って依頼される方が次に多いです。
Ｑ、何故書類電子化サービスを始めたのですか？
Ａ、元々人と関わっていきお役に立ちながら稼ぎたいと思っていました。そこで弁護士先生から書類が溜まって仕方がないけれど捨てるわけにはいかない！という話を聞いてピンと浮かびました。書類電子化サービスは業務効率化だけではなく、掛けた費用以上のコストダウンに繋がるため、デメリットがほとんどないところが非常にビジネスモデルとしていいなと思いました。
Ｑ、会社設立してから日は浅いですが大丈夫ですか？
Ａ、設立は２０１７年３月ですが、元々書類データ化構想は２０１６年に浮かびました。しかし、浮かんでいきなり設立したのではなく、様々な弁護士先生約１００人にリサーチする時間を費やしたため、設立が遅くなりました。約１年の情報収集を経て設立しましたのでここまで寄り添ってお客様の要望に応えて満足できるサービスが出来ていると自負しております。
Ｑ、vividの理念はなんですか？
Ａ、「携わった全ての人に幸せになってもらいたい」です。そのために、常に１００％ではなく１２０％の仕事を意識しております。
Ｑ、書類スキャニングをする人材はどうやって確保していますか？
Ａ、お客様の大切な書類を預かってＰＤＦにスキャンするわけですから、万が一にも紛失や洩れがあってはなりません。そのため、人材に関しては弊社代表の小川が信頼できると判断した人に社員として働いて頂いております。そのため、一般公募はしておりません。
Ｑ、どんな方に書類電子化を勧めたいですか？
Ａ、紙が邪魔だな・・。紙を探すのが面倒だな・・。この作業が面倒だな・・。と一瞬でも思った全ての方に勧めたいです。そのくらい書類の電子化は画期的でメリットの大きいものだと確信しています。
