書類を電子化することによって様々なメリットがあります。
vividならではのメリットが多いので、具体的に数字を交えながらご説明致します。
書類電子化のメリットは大きく分けて５つ
・業務効率大幅UP
・コストダウン
・紛失リスクの低下
・スペース確保
・出先での資料の確認が出来る
次にデメリットです。
書類電子化のデメリットを知ることが最も大切です。
書類電子化のデメリットは大きく分けて２つあります。
・メモの自由度が低い
・重量な書類は電子化出来ないものもある
一つずつご説明致します。
書類電子化のメリット
業務効率大幅ＵＰ
書類を電子化することの一番のメリットです。
書類は日々増えていきますが、増えていく書類を残す理由は必要だから！
そんな必要書類は仕事で見返す(使う)機会があるということです。
必要な書類を山のような紙書類の中から探すのは大変ではないですか？
書類を紙で保管している場合の探し方
書類を探すことが当たり前になっていて意識されにくいですが、
➡①どこに保管したかを探す(倉庫に取りに行く)
➡②見つけた紙ファイルの中から必要なページだけを探し出す
➡③覚えきれない量の場合は、デスクまで書類を持ってくる
➡④終わったら再度綴って元あった場所へ戻す
この作業を無意識に経営者・役員・社員・アルバイト全員が行っています
書類を電子化することで、これらの作業をする必要がなくなります！
電子化した書類の探し方をご紹介します。
vividでは電子化したデータをＣＤもしくはＨＤＤに入れて納品しております。
驚くほど一瞬で探せるので皆様感動されます。
詳しくは下記リンクにてご確認下さい。
どこに何が入っているかが分かるだけではありません。
ＰＤＦにしたデータの中から必要な情報を一瞬で見つけることが出来ます。
vividのスキャニングサービスは全てのＰＤＦが通常料金にＯＣＲ機能が搭載されています。
ＯＣＲ機能とは
通常ＰＤＦは表示されている文字を絵として捉えていますが、ＯＣＲ機能はそれをテキストデータとして認識します。
つまり、ＰＤＦの中で文字検索をすることが出来るのです。
実際に図にしてみてみましょう。
ＰＤＦ内で「CTRLキーを押しながらＦキー」を押してください。
すると検索窓が出てきます。
下記図のように「書類」と打ち込んでＥＮＴＥＲキーを押すと・・・
黒枠のように検索したものに色が付きます。
例えば全部で１００ページあって、「書類」という文字が９５ページ目にあればそのページまで飛んで表示してくれます。
今まででしたら書類をめくりながら時間を掛けて探していたものが、ＯＣＲ付のＰＤＦなら一瞬で探し出せるのです。
vividが使っているスキャナーは国内ではトップのスキャナーを使っておりますので、ＯＣＲの精度も非常に高いです。
ＯＣＲ機能を駆使することで、今まで書類を探す時間に割いていたものがほとんど必要なくなります。
コストダウンが実現する
書類を電子化することで大幅なコストダウンが実現します。
電子化を依頼するのでお金が掛かるイメージがあるかもしれませんが、大幅にコストダウンへ繋がりますので、是非積極的に利用して頂きたいです。
では、どのようにコストダウンが実現するのか？
紙として保管しているそのスペースに費用が掛かっているか認識していますか？
倉庫を借りている場合は毎月支出があるのでイメージしやすいですが、
事務所に置いている場合は「家賃」として払っているため認識されにくいです。
しかし、間違いなく書類で保管しておくことのコストは掛かっています。
書類を事務所で保管している場合
仮に事務所に書類保管のスペースを必要としなければ・・・
今よりも安い家賃の事務所で仕事が出来ます
商談・打ち合わせスペースを増やせます
人員増加出来ます
このように売上ＵＰもしくは経費削減へ直結します。
書類を倉庫で保管している場合
具体的な数字を出してご説明致します。
書類を保管する際はキャビネットを使われることが多いと思います。
キャビネット１台に使うスペースは約０.４坪(通路も含む)
横浜の平均坪単価 １２,０００円で計算
１２,０００(平均坪単価) × ０.４坪(キャビネット１台) = ４,８００円
キャビネット１台で月４,８００円の経費が掛かる計算になります
※都内は更に高くなります
書類は年々増えていきますから、経費は増加していく一方です。
参考までに弊社サービスを利用した税理士先生の試算例が下記図になります。
５年後累計で約２４０万円
１０年後累計で約６３０万円
これだけの経費が削減される計算になります。
単年で見ても５年後には年間約８０万円
１０年後には年間９０万円の経費削減に繋がります。
書類を倉庫から引き出す際も手数料が掛かりますが、電子化することでその費用も浮きます。
試算例は年間３０ファイル増加ですが、ファイル数が増えれば増えるほど経費削減幅も大きくなります。
紛失リスクの低下
「書類を電子化にすると紛失が怖い！」という声をたまに聞きます。
率直に申し上げると漏洩・紛失リスクはお手元や倉庫に置いておくことほうが高いです。
・災害
・盗難
・人為ミス
これらによって書類はいとも簡単に紛失します
そもそも、個人情報書類を事務所に保管しており、その中で他社と打ち合わせするのは個人情報保護の観点から正しい管理方法でしょうか？？
過去にそれに近い裁判で訴えられて事務所側が敗訴しています。
手元に置いておかないといけない
手元においておかないと不安
電子化することで紛失することが怖い
これらは今までとは違うやり方で不安になっているだけなのです。
弊社で様々な方に書類電子化についてのご意見を集めた結果、面白いデータがになりました
大多数の２０代・３０代・一部の４０代の方は
「書類を紙で置いておくのが怖いからデータ(電子)で持っておきたい」
一部の４０代・大多数の５０代以上の方は
「書類をデータ(電子)にするのは怖い。手元にあるほうが安心する」
結局 ”身近でないから怖い” ということだと思います。
どういうことかと言うと・・
今の２０代・３０代の方は、子供の頃からパソコンに触れてきました。
今では仕事の中でパソコン・スマホを活用するのが当たり前です。
パソコンが身近にありましたから、パソコンのセキュリティの強さなど知っています。
また、それらを使うことに対しての抵抗感がありません(あって当たり前)
反対にパソコンを身近に使ってこなかった方は
「データ(電子)はよく漏洩する」というイメージが先行しているのだと思います。
今の時代パソコンのセキュリティというのは非常に高いです。
書類を紙で保管しておくことは本当にリスクがないのか？
国では書類を極力電子化していく方向に進んでおります。
国も紙保管よりも電子保管のほうが安全だと暗に示しているのです。
しっかりと向かい合って冷静に考えて頂きたいのです。
電子化＝漏洩・紛失しやすい
この考え方は時代遅れということをご認識下さい。
スペース確保
事務所で保管している書類を電子化する場合はスペース確保に繋がります。
先ほども少し申し上げましたが、スペースが確保出来れば
今よりも安い家賃の事務所で仕事が出来ます
商談・打ち合わせスペースを増やせます
人員増加出来ます
スペースが広くなったからといって上記のことをしない場合でも・・
事務所の見栄えもよくなります
書類を探す必要がなくなるため、ストレス等もなくなります
目に見えない様々なところでプラスに働きます
これはお片付け業界の社長から聞いた話なのですが、人は不思議なもので、
スペースが広いほどキレイに使い
スペースが狭いほど合間に物を詰める
という習性があるようです。
ゆとりのある事務所は散らかりにくいという側面もあります。
出先での資料の確認が出来る
書類だとかさばって出先に持ち運べないものも電子化することで解消されます。
営業先に営業資料を持っていく時もＰＣ・タブレットで
社内研修用資料で勉強する際も移動時間にＰＣ・タブレットで
突然の商談時にもスマートに対応し、営業機会を逃さない
今の時代は情報が膨大でスピードが大切です。
チャンスを逃さないために、瞬時な必要な情報を選択して示せる会社が発展していくと確信しております。
書類電子化のデメリット
続いて書類電子化のデメリットを挙げていきます
デメリットをしっかり理解してこそ、書類電子化の必要性を冷静に考えることが出来ます。
メモの自由度が低い
書類なら直接メモを書いたり、付箋を貼っておくことが出来ますが、電子化すると簡単には出来なくなります。
出来なくはないですが、紙書類に比べると面倒くさいです。
そのため、現在進行形の書類などは紙で保管しておき、進行形➡終了書類になった時に電子化にするのがオススメです。
vividのスキャニングサービスは付箋毎ＰＤＦに変換出来ますので。
メモの自由度が低いのは書類電子化のデメリットの一つだと思っています。
重量な書類は電子化出来ないものもある
原本として保管しないといけない書類があります。
日本でも電子化していきましょうと推進しているので、年々そのような書類は減っておりますがそれでも０ではありません。
そのような書類は電子化にしたとしても、原本と電子両方管理しなければいけなくなります。
この書類は電子化しないから・・と省くのは面倒なので、
全部まとめて電子化を依頼して、原本で保管しなければいけないものだけ別で保管するのがオススメです。
原本保管の書類を確認するのが面倒なのが書類電子化のデメリットの一つだと思っています。
まとめ
以上、書類を電子化するメリットとデメリットをまとめました。
メリットだけではなく、しっかりとデメリットも踏まえた上で考えることをオススメです。
日本のＩＴ化はどんどん進化し、より効率的な働き方を求められております。
今までのやり方ですとあっという間に同業他社に置いてかれてしまいます。
少しでも効率的で効果的なものがあったら検討されることをオススメします。
vividのスキャニングサービスはただスキャンする業者ではありません。
業務効率化になることを第一に考えて提案をしていきます。
１００％ではなく１２０％の満足を。
それがvividの理念です。
是非お気軽にお問合せ下さい。
