弁護士特化の事件ファイルスキャニング代行会社の株式会社vividです。

 

ペーパーレス化がようやく進み始めてきた日本ですが、そんな中で取り残されつつあるのが弁護士業界です。

その理由として、最終的に行き着く裁判所がとにかくローカル。

いまだにFAXが当たり前。結果的にペーパーレスにしても、最後は紙で出さないといけない。

 

このような理由から弁護士業界のペーパーレス化は非常に遅れています。

また弁護士の事件ファイルは個人情報の塊ですから、そのへんのスキャン代行会社に頼むわけにもいきません。

スキャンのためにバイトを雇うにしても、下記のような問題点があります。

・コストが掛かる

・バイトから情報漏洩に繋がる危険性がある

・スキャンの質が悪い

 

このような弁護士業界の実情を数々の弁護士先生から伺っており、

「だったら弁護士先生に特化したスキャン代行会社を作ろう!」と思い、株式会社vividが設立されました笑

 

3桁を超える弁護士先生から、どういうサービスなら安心して任せられるか?をご意見を頂戴して作り上げたスキャン代行サービスです。

弁護士先生の溜まった事件ファイルを素早く・見やすく・安全にスキャンを致します。

vividのスキャン代行サービスについてご紹介いたします。

 

スキャン代行サービスをご利用頂いた弁護士先生からの声

実際にご利用頂いた弁護士先生からの声を掲載します。

残念ながら名前はイニシャルになりますが、決してこちら側で作った文章ではございません!

(こんな知性溢れる文章は私共では残念ながら書けません・・苦笑)

Y弁護士 神奈川県横浜市 30代

毎年蓄積していく事件記録は事務所スペースを圧迫し、ペーパーレス化は事務所運営にも味方します。

一方、紙媒体での記録保存が安全であるとは限らず、保存の仕方によっては散逸や消失の危険も伴います。

株式会社vividは事件記録、特に原本の取り扱いや、弁護士の守秘義務にも理解があり、弁護士がペーパーレス化を進めるうえで最善の業者ですので、推薦致します。

K弁護士 神奈川県横浜市 30代

分かりやすい料金体系で記録を送るだけでした。

ダンボール7箱が1箱に省スペース化

法律事務所案件を多く抱えているからか,原本の選別が適切原本を返却してくれるのが助かりました。

S弁護士 東京都東銀座 30代

株式会社vividは、書面の電子記録化業務を専門に取り扱っており、特に法律事務所の書面の扱った経験が豊富です。

当職も日頃より同社の電子記録化サービスを利用しており、紙類の保管が容易になっています。

紙類の記録の保管について改善を検討している法律事務所も多いと思われ、また、社会全体で電子記録の重要性が増していることから、同社のサービスを利用する法律事務所のニーズがあると考えます。

したがって当職は、同社を推薦いたします。

スキャン後のPDF名前付けが大変好評です!!

お預かりした事件ファイル毎にスキャンをしてPDF化にします。

細かい要望はすべてお受けします!

・AファイルとBファイルは関連する事件だから一つのPDFファイルにしてほしい

・索引を付けてほしい

・この事件ファイルはこのファイル名にしてほしい・・

etc.

弁護士事件ファイルスキャン代行

いざ事件ファイルを見返すことがあってもすぐに探し出すことが出来ます。

弁護士が書類スキャン代行を利用するメリット

弁護士先生が書類スキャン代行サービスを利用するメリットは非常に大きいです。

倉庫費用が浮く

弁護士先生の事件ファイルは基本的に捨てられない方が多いです。

保管期間は弁護士会によって定められていますが、法律で定められている請求書などに比べると強制力は弱いです。

とは言っても、関連する方から申し込みがきたり、過去の判例を参考にしたりする場合で見返す機会もあります。

 

おいそれと捨てることが出来ないのが弁護士の事件ファイル。

どんどん事件ファイルがたまっていき、多くの弁護士先生が外部倉庫に預けています。

しかし事件ファイルをスキャンして電子化にすることで、外部倉庫に預ける必要がなくなるため毎月発生する倉庫費用を浮かすことが出来ます。

個人情報漏洩を防ぐことが出来る

よく電子上に保管すると情報漏洩が心配だ!と仰る方がいらっしゃいます。

最近の20代~30代の弁護士先生はそのようなことを言う方はほとんどいませんが・・。

 

私共からすれば「紙で保管しておくほうがよっぽど心配です!」

・自然災害

・盗難

・スタッフによる持ち出し

・複製による持ち出し

・紛失

このように事件ファイルを消失するきっかけは身近に潜んでいます。

 

中には自宅に保管している弁護士先生もいらっしゃいますが、やめたほうがいいと思います。

 

HDDなどの機器に保存しておくことも本来はリスクです。

機器はいずれ壊れてしまいますし、同じように盗難・災害によって紛失してしまいます。

 

しかしクラウドならば災害などによって紛失することはありません。

パスワードなど掛けることで、他のスタッフの持ち出しなどによるリスクも抑えることが出来ます。

いまは無料で利用出来るクラウドサービスもあります。

容量が心配なら格安で利用出来るビジネス用のGoogleドライブのG suiteがオススメです。

ビジネス版なら容量無制限で自動バックアップ機能がついているので、弁護士の事件ファイル保管にはうってつけです。

 

vividはG suiteの販売パートナー権を持っており、vivid経由で登録すると1年目が20%OFFで利用出来ます!

登録時に下記プロモーションコードを入力するだけですので、vividにいちいち問い合わせする必要はありません。

(個人プラン):YAXVYVVQ9KX6D3E
(法人プラン):YDAPUF7MCGFDJY6

G suiteはこちら

vividが弁護士から選ばれる理由

創業以来多くの弁護士先生から書類スキャンのご依頼を頂いております。

ありがたいことに、その多くが弁護士先生からのご紹介です。

それだけ多くの弁護士先生に満足いただけるサービスを提供していると思っております。

 

なぜ多くの弁護士先生からスキャン代行会社としてvividが選ばれるのか?

vividの特徴をまとめます。

①弁護士監修のサービス

弁護士監修のサービス

現役弁護士が発案・監修にご協力頂いております。

弁護士視点で考えたサービスによって、弁護士先生から満足頂いております!

②秘密保持契約を締結

②秘密保持契約を締結

vividでは見積もり時に書類を拝見する際でも、NDA(秘密保持契約)を締結しております。

必要ないと言われた弁護士先生からは結んでおりませんが・・。

重要な個人情報の塊である弁護士先生の事件ファイルを拝見する際は、弁護士先生を守る意味でもしっかりとNDAを結びます。

ご安心下さい!

③24時間監視体制

24時間監視体制

24時間365日監視システムでセキュリティ対策を敷いています。

大切な事件ファイルを万が一でも問題の起こらない体制を整えております。

④全員が文書情報管理士の資格持ち

全員が文書情報管理士の資格持ち

スタッフ全員「文書情報管理士」の資格を取得!

文書情報管理士は文書の扱い・スキャンのプロです。

vividはスキャン一つをとってもプロ意識を持った集団です

⑤溶解処分まで一貫して対応

溶解処分まで一貫して対応

事件ファイルスキャン後の溶解処分まで一括で引き受けます。

入口から出口まで個人情報がもれない仕組みを整えております。

⑥細かいサービス

細かいサービス

とにかくきめ細かいサービスが強みです!

例えば事件ファイルによくありがちなのが

先方に返さなければいけない原本

もしくは立て替えた現金

これらが入っていることがよくあります。

vividでは弁護士の事件ファイルの取り扱いに慣れているため、選別してお返ししております。

 

私たちはご依頼頂いたお客様は一生のお付き合いだと思っています。

100%ではなく、120%の満足をして頂くサービスを提供しております。

そのため、お客様の悩みをしっかり聞いて、適切な提案をすることを約束します。

弁護士の事件ファイルスキャン代行なら専門業者へ!

ここまで長々と書きましたが、vividは業界唯一の弁護士に特化したスキャン代行会社です!

事件ファイルを電子化にしたいけど、スキャンする時間もなければ人に任せられない。

そんな弁護士先生は是非vividをご活用下さい!

 

 

まずはお気軽にお問合せください!