書類を電子化にした時にどのくらい便利になるのか？
是非みて頂きたいです。ご利用された方が一番感動される部分です。
書類を電子化(ＰＤＦ)したデータはＣＤもしくはＨＤＤに納品する形になります。
ではこの電子化したデータをどうやって探すのか？
書類を電子保管した場合の探し方(ＣＤ編)
ＣＤにて納品する際は
①「管理ファイル」
②「管理番号が付与された電子データの入ったＣＤ」
を納品いたします。
電子化したデータをＣＤに入れますが、ＣＤには７００ＭＢまでのファイルしか入りません。
大量の書類をＰＤＦにした場合、ＣＤが十数枚～何十枚にもなったりします。
そんな大量のＣＤから探すの大変ですよね？
そこで弊社では「管理ファイル」も納品しております。
管理ファイルを使うことで、どのＣＤになんの資料が入っているか？一発で見つけることが可能です。
手順１：管理ファイルを開く
(ファイルの中身は下記のようなエクセルファイルです)
手順２：探したいファイルを検索します
下記の赤枠部分「下矢印」をクリックすると、青枠のような項目が出てきます。
手順３：調べたいファイル名を検索のところに打ち込みます(緑枠)
例えば田中太郎の起案資料 を探したければ・・・
「田中」と入力すると、田中に関連する資料が出てきますので、「OK」を押しましょう。
手順４：すると「田中」に関するデータだけが表示されます。
「田中太郎 起案資料」は”管理番号Ａ１”ＣＤのNo2のファイルということが分かります。
手順５：管理番号Ａ１が印字されたＣＤを探して、パソコンに挿入しましょう。
手順６：表示されたフォルダの中にあるNo2のファイルが「田中太郎 起案資料」です。
以上がＣＤに保存したデータを迅速に探す方法です。
文章にすると長く感じるかもしれませんが、実際に作業すると１～２分程度で完了します。
書類を電子化しても、探す時に労力を費やしては意味がありません。
弊社サービスは業務効率化として非常に有効です。
資料はいつ、どこで使うか分かりません。
継続的に書類を電子化し続けることで、事務所全体が業務効率化を実感頂けます。
書類を電子保管した場合の探し方(ＨＤＤ編)
つづいてＨＤＤに保存したデータを瞬時に探す方法です。
ＨＤＤの場合は更に簡単です。
手順１：保存されているHDDを開きましょう
(専用フォルダの作成をオススメします)
手順２：赤枠部分に探すファイル名の一部を入力
例えば「田中 太郎 起案資料」を探したければ「田中」と入力しましょう
手順３：すると下記図のように、「田中」に関連するファイルが出てきます
以上が書類を電子化した場合の資料の探し方です。
また、どこに何が入っているかが便利なだけではありません。
ＰＤＦにしたデータの中から必要な情報も一瞬で見つけることが出来ます。
vividのスキャニングサービスは全てのＰＤＦが通常料金にＯＣＲ機能が搭載されています。
ＯＣＲ機能を駆使して大幅な業務効率ＵＰ
通常ＰＤＦは表示されている文字を絵として捉えていますが、ＯＣＲ機能はそれをテキストデータとして認識します。
つまり、ＰＤＦの中で文字検索をすることが出来るのです。
実際に図にしてみてみましょう。
ＰＤＦ内で「CTRLキーを押しながらＦキー」を押してください。
すると検索窓が出てきます。
下記図のように「書類」と書いてある文章まで飛びたい場合は「書類」と打ち込んでＥＮＴＥＲキーを押すと・・・
黒枠のように検索したものに色が付きます。
例えばこれが全部で１００ページあったとして、「書類」という文字が９５ページ目にあったとしたらそのページまで自動で飛んで表示してくれます。
今までだったら書類をめくりながら時間を掛けて探していたものが、ＯＣＲ付のＰＤＦなら一瞬で探し出せるのです。
vividが使っているスキャナーは国内ではトップのスキャナーを使っておりますので、ＯＣＲの精度も非常に高いです。
ＯＣＲ機能を駆使することで、今まで書類を探す時間に割いていたものがほとんど必要なくなります。
まとめ
書類をデータとして保管しておくことで、驚くほど業務が効率化出来ます。
これが全従業員単位で効率化に繋がりますので、事務所全体で大幅な時短に繋がります。
書類を電子化で保管することで、目に見えるコストダウンも可能ですが、それ以外にも残業代削減などにも間接的に関わってきます。
様々な魅力的なメリットに対して、僅かなデメリットしかない書類電子化サービスを是非ご検討下さい。
書類電子化のメリットデメリットについては下記リンクを御覧下さい。
