こんにちは、書類電子化(ペーパーレス)業者 vividです。
e-文書法(2004年11月に制定、翌年4月に施行)により、従来紙文書で保管していたものを電子化での保存も認められるようになりました。
このことから、企業のペーパーレス化への意識が年々高まってきています。
書類を電子化することのメリットは計り知れないです。
・業務効率化
・コストダウン
・スペース確保
・情報共有
・営業機会増加
など、様々な問題解決への糸口になります。
会社の経費で最も比率が高いものは人件費です。
日々当たり前になっているので気付きにくいですが、書類を探すその時間も人件費です。
これらが社長・役員だけではなく社員・アルバイトまで全ての人間が時間を使っています。
これらの時間をなくすことで、人件費の削減(経費削減➡利益UP)へ繋がります。
また、コストダウンについても直接経費減となるため、やはり利益UPに繋がります。
これらのように書類を電子化するだけで大きなメリットを受けられるということで、様々な会社で書類の電子化(ペーパーレス化)が進んでいます。
しかし、書類を電子化をすると一言で言ってもその自社で完全に電子化するのは現実的に可能なのか？
この記事では書類の電子化を業者に依頼するメリットデメリットについてまとめました。
書類の電子化を自社内で行う(自炊)メリットデメリットについては下記記事を御覧下さい。
そもそもの書類電子化のメリットデメリットについては下記記事を御覧下さい。
書類の電子化を業者に依頼するメリット
書類の電子化を業者に依頼することのメリットは
・要望を伝えて丸投げでOK
・検索機能(OCR機能)や画質などのクオリティが高い
・費用対効果が高く長期的な運用が可能になるので、トータルコストが安くなる
これらが挙げられますね！
一つずつ説明していきます。
要望を伝えて丸投げでOK
電子化を自社内でやるデメリットでも書きましたが、
段ボールなどから中身を整理精査して、
スキャンする人員を確保して、
ファイルの名前付けをして、
保存する先を決めて保存して、
どのように運用していくかを決めて、
自社内で作業する場合はこれらの作業が少なくとも必要になります。
業者に依頼することで、これらの作業が全て必要なくなります。
要望を伝えて電子化する書類資料を丸投げするだけでＯＫですので、手間はほとんどありません。
検索機能(OCR機能)や画質などのクオリティが高い
書類電子化業者が使うスキャナーは大事な商売道具ですから、当然ハイスペックのスキャナーを使っております。
一般企業で導入しているスキャナーはほとんどが複合機に付随しているスキャナーです。
これらのスキャナーにはＯＣＲ機能(文字認識)などがついていません。
書類の電子化を依頼する大きなメリットとして業務効率化が挙げられますが、そのためには検索機能を使えるＯＣＲ機能は必須です。
業者に依頼するお金を惜しんで社内で自炊すると、肝心の恩恵が受けれない可能性もあります。
反面業者の場合はそこを縄張りにしているわけですから、すべてに対応したスキャナーを所有しているはずですのでそういった問題とは無縁です。
勿論弊社でも日本で最高級のＰＦＵのFiシリーズを使っております。
こちらのシリーズは国税局も認めたスキャナーですので、間違いなく日本でトップレベルのスキャナーです。
自社でわざわざスキャナーを取り寄せて電子化するという手もありますが、費用対効果を考えた時にどちらのほうが中長期的にみて良い判断なのかは考えるべきです。
費用対効果が高く長期的な運用が可能になる
業者に依頼することで、中長期的に継続しやすくなります。
というのも、社内で書類を自炊する場合は従業員にスキャン作業をしてもらう必要があります。
どうしてもモチベーションが上がらない仕事ですし、集中力が下がれば下がるほどミスなども発生しやすくなります。
これらのことから、一時的に電子化に成功したとしても長期的にそれが続けるのはなかなか難しいです。
業者に依頼することで、丸投げしたらいいだけですので安定して長期的に電子化し続けることが可能です。
書類の電子化は一時的に行っても意味がありません(むしろ逆効果です)
長期的に継続することで、費用面でも業務効率面でも大幅に改善されます。
そのため、長期的に続けられるほうを選択することが大切です。
書類の電子化を業者に依頼するデメリット
では続いて書類電子化を業者に依頼するデメリットです。
書類を業者に依頼するデメリットは
・外部に書類を出すことのリスク
・費用が掛かる
これらが挙げられますね！
一つずつ説明していきます。
外部に書類を出すことのリスクがある
これが一番のデメリットかと思います。
会社が扱っている書類は外部に洩らすわけにはいかない重要書類・個人情報書類が非常に多いです。
それらを外部に委託して紛失したら・・・というリスクはあります。
そのため、しっかりと信頼できる業者を選ぶ必要があります。
費用が掛かる
業者に依頼することで当然費用が掛かります。
しかし、社内で自炊するにしても人件費という表面化しにくい費用が掛かりますのでどちらにしても費用は掛かります。
とはいえ、稟議等もありますしコストが掛かることは間違いないです。
業者によって価格は様々ですが、vividは非常に安価です。
価格が安いからこそ、長期的に見ても大幅なコストダウンへ繋がります。
まとめ
書類の電子化を業者に依頼することのメリットデメリットは如何でしたか？
たかだかスキャンを業者に依頼するなんて・・・と思うかもしれませんが、それによって得られるメリットは想像より遥かに大きいです。
これからの時代間違いなく必要になるのが書類の電子保管になりますので、先を見据えた投資を検討してみませんか？
書類の電子化(ペーパーレス)は自社と業者に依頼とどちらがいいのかまとめてみました。
是非ご参考にしてみて下さい。
