こんにちは、書類電子化(ペーパーレス)業者 vividです。
e-文書法(2004年11月に制定、翌年4月に施行)により、従来紙文書で保管していたものを電子化での保存も認められるようになりました。
このことから、企業のペーパーレス化への意識が年々高まってきています。
書類を電子化することのメリットは計り知れないです。
・業務効率化
・コストダウン
・スペース確保
・情報共有
・営業機会増加
など、様々な問題解決への糸口になります。
会社の経費で最も比率が高いものは人件費です。
日々当たり前になっているので気付きにくいですが、書類を探すその時間も人件費です。
これらが社長・役員だけではなく社員・アルバイトまで全ての人間が時間を使っています。
これらの時間をなくすことで、人件費の削減(経費削減➡利益UP)へ繋がります。
また、コストダウンについても直接経費減となるため、やはり利益UPに繋がります。
これらのように書類を電子化するだけで大きなメリットを受けられるということで、様々な会社で書類の電子化(ペーパーレス化)が進んでいます。
しかし、書類を電子化をすると一言で言ってもその自社で完全に電子化するのは現実的に可能なのか？
この記事では書類の電子化を自社内で行う(自炊)するメリットデメリットについてまとめました。
書類の電子化を業者に依頼するメリットデメリットについては下記記事を御覧下さい。
そもそもの書類電子化のメリットデメリットについては下記記事を御覧下さい。
書類の電子化を自社内(自炊)で行うメリット
書類電子化を自社内で行うことを「自炊」と表現しているところもありますね！
書類を自炊することのメリットは
・情報が外部に洩れる心配がない
・自社の仕事スタンスに合わせた電子化がしやすい
・直接的な費用は掛からない(目に見える費用)
これらが挙げられますね！
一つずつ説明していきます。
情報が外部に洩れる心配がない
書類の電子化を外部に委託するということは、社内の情報や資料を外に出すということです。
いくら信頼できる業者といえども、紛失リスクやスキャニング洩れのリスクはついてまわります。
特に個人情報を扱っている士業・不動産業・保険・金融業界はその管理がシビアですので、注意が必要です。
しかし、社内で書類や資料をデータ化することが出来ればこれらの懸念は払拭することが出来ます。
自社の仕事スタンスに合わせた電子化がしやすい
当然ながら働き方は会社それぞれです。
一言で書類をデータにするといっても、ファイルの名前付けから保存形態まで色々とあります。
しっかりと業者との打ち合わせをして意思疎通が出来ていないと「思っていたのと違う書類の電子化」になりかねません。
しかし、自分達で作業をするのであればその心配はありません。
現状の問題点をしっかり把握した上で、どう改善していくかのビジョンを作ってから取り組めば、想像以上の効率化に繋がること間違いなしです。
この点は書類の電子化を自社内で行うことの大きなメリットですね！
直接的な費用は掛からない
書類の電子化を外注すると当然ながら費用が掛かります。
実際は掛けた費用以上にコストダウンが計れるので長期的にみたらプラスなのですが、それでも一時的に費用は掛かります。
その分自社内で作業をすることで費用は掛かりません。
しかし、これはあくまで表面的な費用であって、結局自社内で作業するということはその分人が動くわけです。
ですので、人件費ということで目に見えない形で費用が掛かってきます。
書類の電子化を自社内(自炊)で行うデメリット
では続いて書類電子化を自社内で行うことのデメリットです。
まあ書類電子化メリットの反対の部分も多くなるのですが、
書類を自炊することのデメリットは
・従業員の士気低下に繋がる(モチベーションが上がらない仕事)
・検索機能がなかったり、画質の粗さなど見え方が悪いことが多い
・整理からPDF化までの時間が膨大に掛かる
これらが挙げられますね！
一つずつ説明していきます。
従業員の士気低下に繋がる(モチベーションが上がらない仕事)
書類電子化の仕事って正直・・・非常に面倒くさいです。
このような仕事を従業員に任せると、その従業員からしたら「なんでこんな仕事を・・」を士気が下がることがあります。
実際にご依頼頂いた社長様になんで社員に頼まなかったのか？と聞いた時にも
「モチベーションが低下するから頼みづらい」という理由でした。
モチベーションが下がるとスキャンの質も下がりますし、ミスや洩れも増えてきます。
そうなってしまっては本末転倒です。
検索機能がなかったり、画質の粗さなど見え方が悪いことが多い
電子化したデータの質はほぼ１００％スキャナーに依存します。
会社内で書類を自炊するとなった時には、恐らく複合機についているスキャナーでの電子化になると思います。
そうなると検索機能であるOCR機能がついていないのが普通です。
OCR機能がついているスキャナーは普通に購入すると数十万～数百万掛かります。
また、OCR機能だけではなく、私達業者が抱えているスキャナーと一般企業が保有しているスキャナー(もしくは複合機)でのスキャン精度ですと、早さも画質も精度も段違いです。
業務効率化のために書類を電子化したい！と思って動いてみても、OCR機能がなければ検索することが出来ずに、結局大して業務効率化にならないということもあります。
書類を電子化する目的を明確化しないと、ただスキャン作業を進めていくだけになってしまいます。
作業自体は非常に単調なので、こういったことが当たり前のように発生します。(妥協・怠慢・無心によって)
このあたりは社内で書類を電子化する際のデメリットになります。
整理からPDF化までの時間が膨大に掛かる
社内の書類を電子化するとなった時に、段ボールの中から書類を掘り起こしたりする作業が必要になります。
段ボールなどから中身を整理精査して、
スキャンする人員を確保して、
ファイルの名前付けをして、
保存する先を決めて保存して、
どのように運用していくかを決めて、
と、これらの作業が必要になります。
しかも書類が溜まる都度必要になります。
まとめ
文章にすると簡単に見えますが、実際にやってみると投げ出したくなってしまう会社様も多いです。
ただし、しっかりとした社内規則に則って本来の目的に沿って書類を電子化することが出来れば、社内でやるに越したことはありません！
書類の電子化(ペーパーレス)は自社と業者に依頼とどちらがいいのかまとめてみました。
是非ご参考にしてみて下さい。
