こんにちは、書類電子化(ペーパーレス)業者 株式会社vividです。
書類電子化に関する法改正が行われたことで、ここ数年で書類電子化(スキャン保存)に取り組む企業が急速に増加しております。
正式にはe-文書法の改正でして、こちらの記事に簡単にわかりやすく書いておりますので御覧ください。
ここ最近に日本はＩＴ化が進み、個人・法人関わらず様々なクラウド管理のアプリなどが人気となっております。
今の中高生の年代では、知らず知らずにクラウドソフトを利用しており、この世代が大人になっていくと更にクラウドを使うことが当たり前の時代になると言われております。
法人では特に税務申告・会計管理が大きく変わりました。
マネーフォワードやフリーといったクラウド会計ソフトが急速に普及してきており、様々な企業・税理士事務所が導入をしております。
実際に税理士先生からお話を伺うと、クラウド会計を導入していない(するつもりのない)企業とは顧問契約は結ばない！と言われる先生も非常に多いです。
クラウド利用に対しての抵抗感が企業としても少なくなってきております。
クラウド管理の重要性・便利さが認知され始めてきた
クラウドとは「雲のような実態のないもの」として表現されることが多いですが、それが示すように当初クラウドソフトが出てきた時は企業として懐疑的な見方が多かったです。
クラウド管理は
・怪しい
・データが紛失(流出しそう)
・難しそう
こんな気持ちが多く、特に４０代以上の方々にとっては一歩踏み出す勇気がなかなか持てないのが実情でした。
しかし先ほど申し上げたクラウド会計ソフトの普及により、クラウド管理の手軽さ、便利さが認知され始め
更にe-文書法の改正により、書類電子化の必要性が大幅に広まっております。
データから見る税務関連の書類電子化の依頼件数大幅増
国税庁は 2017年10 月 13 日、平成 28 事務年度（2016 年）の「電子帳簿保存法に基づく電磁的記録による保存等の承認状況」を公表しました。
それによると、税務署へのスキャナ保存申請件数は、規制緩和されるまで年間 15 件～25 件に過ぎなかったものが、2015 年度で 322 件、2016 年度で 747 件と約30～50倍へ急増しています。
また累計承認件数も、規制緩和される前の 2014 年度末 152 件が、2016 年度末で 1,050 件となり、2 年間で約 7 倍に拡大しています。
＊国税庁ホームページの「統計情報」から「電子帳簿保存法承認状況」が閲覧できます。
税務関係書類のスキャナ保存制度は、2015 年から実印相当の電子署名廃止や、3 万円未満に限る金額制限の撤廃、スマートフォンによる立替領収書の記録容認など、大幅に規制が緩和されました。
その結果、多くの企業で税務書類の電子化(スキャナ保存)が急速に拡大していることが分かりました。
ちなみにこのデータは税務関係書類の承認件数となります。
非常に承認が難しいとされていた税務署類の承認がこれだけ増加していることが、時代の変化だと明らかにわかります。
税務署類ではない普通の書類(契約書や提案資料など)に関しては上記数値の比ではないくらい増加しております。
これからの時代クラウド管理が当たり前になっていくのが確実と言われており、そんな中で紙として書類を持つことの必要性が全くなくなってきます。
ないばかりか、紙で持つことが大きなデメリット・リスクであることを理解することが大切です。
紙で書類を管理することで
・目に見えないコストが掛かり続ける(倉庫代などのスペース・人件費)
・業務負担が大きい(紙を電子化にすることで大幅な業務効率化)
・紛失や漏洩のリスクが減る(紙で持つことで、人為的、天災による紛失リスクは常に追っています)
このようなリスクを知らず知らずに抱えております。
これからの時代間違いなく書類を電子化するのが当たり前の時代がやってきます。
今から少しずつ電子化にしていくことが大切です。
少量であれば自社内で行うことも可能ですが、多くなると電子化したＰＤＦを管理するのが大変なため、業者に依頼することのほうがメリットが大きいです。
書類電子化(スキャナ保存)業界の最安値vividに是非ご依頼ください。
書類電子化についての疑問は下記記事にまとめておりますので、御覧ください。
書類電子化のメリットデメリットについてはこちら
https://www.paperless-vivid.jp/archives/179
なぜvividがいいのか？他社との違いについてはこちら
https://www.paperless-vivid.jp/archives/109
