書類電子化会社vividです。
vividでは紙書類をＰＤＦへ変換(書類の電子化)を主な業務として行っています。
いわゆる「スキャニング代行業者」です。
実際にお客様の元へ伺うとこのような声がよくあがります。
「保管期間の間置いておかないといけないから、紙が減らない」
例えば請求書や契約書や領収書は平成２９年度時点で保管期間が７年と定められています。
結局電子化しても７年間紙で持っていないといけない。
そのため、完全なペーパーレスが実現出来なくて悩んでいる企業様が多いです。
しかし、実は保管期間内の書類であっても電子化したら捨てられる方法があるんです。
これは法律の抜け穴でもなんでもなく、国が認めているのです。
国としてもペーパーレスは企業競争力を上げるために推進していると明言しています。
とは言え、保管期間内の紙書類を電子化するには、e-文書法と電子帳簿保存法それぞれ要件を満たさないといけません。
vividとしてただスキャニングするだけではなく、保管期間のある書類もペーパーレスにする「完全ペーパーレス」の提案をするために、paperlogicの正式代理店として登録しましたのでご紹介致します。
ここまでは大丈夫ですか？ややこしいですよね( ;∀;)
詳しい要件については、この記事の主旨とは若干ずれるのでこの記事の最後にまとめますね。
まずは「paperlogic」についてまとめます。
paperlogicとは？
インテリジェントウィルパワー株式会社会長の公認会計士横山先生が作り上げたシステムです。
横山会長が仕事してきた中で、多くの紙書類に見舞われこの書類がなくす社会を作りたいという想いから、約１５億を投資して作り上げたのが「paperlogic」です。
※横山会長プロフィール
インテリジェントウィルパワー(株)代表取締役会長兼ＣＥＯ 横山 公一（公認会計士・税理士）
１９９１年監査法人トーマツに入所し、監査事務、株式公開支援業務、関与先のＡＢＳ発行の会計税務等を担当。
１９９９年創業メンバーとして青山綜合会計事務所を設立し、取扱いファンド数１.５００、管理金額４兆円へと成長させ、金融特化型会計事務所としては国内最大手にまで成長させる。ファンド管理のスペシャリスト。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会 インターネットトラスト研究会委員（２０１６年９月２９日～２０１７年２月６日）
一般財団法人日本情報経済社会推進協会 電子契約ワーキンググループ委員 （２０１７年９月２２日～）
paperlogic®で出来る事
紙ゼロ宣言！！
紙書類をスキャンした後、法的要件を満たし、完全に廃棄することが可能
文書の紙保存を義務付けた法令等は計２９８本、うち２５１がｅ-文書法により「原本」の電子化保存が可能となりました。
しかし、ｅ-文書法はもちろんのこと、国税関係帳簿・書類では税法、契約書では商法・電子署名法など、関連する法的要件も考慮する必要があります。
paperlogic®では、会計士やＭ＆Ａ法務などプロフェッショナルの経験・知見がサービス設計に活かされており、法令に準拠した形で、完全なペーパーレス化が可能となりました。
１、内部統制強化
添付書類や決裁内容などの改ざんを防止出来ます。
ワークフローに見積書や領収証を添付する。
電子契約の法務審査コメントを残す
などの際すべてにタイムスタンプ（いつ）と電子証明書（誰が）を付与し、電子文書の真正性を確保します。
paperlogicを使えば、社員の負荷を増やさずに内部統制を強化し、税務上の適正事務処理要件(※1)もクリアします。
※1適正事務処理要件のクリアは書類電子化には必須の事項です。
２、いつでもどこでも申請、決済が可能なクラウドシステム
時間効率改善により、働き方改革が実現します。
paperlogic®はモバイル対応、どこからでもアクセス可能 (※2)です。
ブラウザで全ての操作が完結するため、アドレスフリーオフィス環境への導入が容易。
※2電子証明書はクラウド基盤内に保管されるため、利用する端末には依存しません。
現状掛かっている電子化・ペーパーレス化のコスト
領収書・請求書等のファイリングの手間・保管コストは民間企業で年間３.０００億円を支出（経団連試算）
領収書等国税関係書類の糊付けファイリング等人件費年間６.０００億円（ＣＦＯ協会試算）
制度活用による印紙税コスト削減。収入印紙税歳入額年間約１.１兆円
選べる３つの製品
企業の紙文書は作成から廃棄までにおいて、重要文書、複製禁止、要保管など、様々な性格を持ちます。
paperlogic®では、税務・会計・法務の領域で、原本の保管を法律で義務付けられている書類を完全にペーパーレス化（紙原本廃棄）するソリューションを提供します。
御社が満たしていない部分だけの導入も可能です！
※動画内ではTIWC VDRとなっていますが、paperlogicの前の名前です。中身はほぼ同じです。
電子稟議（ワークフロー）
電子稟議など、幅広く承認・決済業務フローを設計可能
法的要件を満たし、完全なペーパーレス化を実現
・スキャナの保存制度へ対応、電子化した紙の請求書・証憑類へタイムスタンプと電子証明書付電子署名を付与し、文書の真正性を確保（改ざん防止）します。税法の適正事務処理要件を満たし、紙原本の廃棄が可能となります。
・使いやすいＧＵＩでフォーム・デザインや承認経路の柔軟な設計が可能（金額などの条件による承認経路分岐も可能）
・代理承認機能に対応
・ワークフローの各ステップでメール通知によるお知らせ機能があります。
電子契約
紙ベースの契約書を電子ファイルに置き換えることで、印紙税の削減が可能
電子署名法に則ったエンタープライズ向け電子契約の仕組みを提供
・コストダウンワークフロー形式で契約の起案、法務審査、相手方の電子署名（押印に相当）までのプロセスを短縮
・電子署名法対応、タイムスタンプと電子証明書付電子署名の同時付与で、書き換えなどを強力に防止
・代理署名機能に対応（契約相手方も代理署名可能）
・ワード形式書類をアップロードした際、ＰＤＦへ自動変換されます。
電子書庫
拡張可能な電子ストレージで、膨大なデータの検索性・共有制を高めることが可能
ｅ-文書法 / 電子帳簿保存法 / 会社法などの関連法令に対応し、紙原本を電子原本に置き換え可能
・電子書庫単独でももちろんご利用可能です。
・電子帳簿保存法・税法適正事務処理要件に対応、既にご利用中の経費精算ワークフロー等で、廃棄できずに保管している原本を電子化し、保管コストを圧縮したい時などにおすすめします。
（税務調査や会計監査にも電子データで対応可能）
・社外を副宇柔軟な閲覧権限の設定が可能
・他のワークフローや経理システム等との連携もご相談に応じます。（別途費用、ご対応できない場合もあります）
もし自力で完全ペーパーレスを実現するには・・？
paperlogicを利用することで、e-文書法・電子帳簿保存法の要件を満たすことが出来るので、
保管期間のある書類を電子化後にきれいさっぱり捨てることが出来ます。
では、paperlogicを利用せずに自力で実現するにはどうしたらいいのでしょうか？
下記に要件をまとめてみました！
e-文書法の電子保存要件
e-文書法の場合は下記の要件を満たす必要があります。
「見読性」➡パソコンなどで、明確に情報が見える状態であること。
「完全性」➡改ざんや削除に対して対策がとられており、またその事実を確認できる必要があること。
「機密性」➡不正アクセス防止のための措置を講じる必要がある。
「検索性」➡必要なデータをすぐに引き出せるように検索性を確保する必要がある。
この4つがすべて求められるのではなく、対象となる文書によって1~3つの要件が規定されます。
中でも「見読性」は必須となっている書類が多いです。
電子帳簿保存法の電子保存要件
電子帳簿保存法においては、どのような形で電子化になっているかによって条件が異なります。
１、国税関係帳簿書類の情報を電子データとして保存するとき
※元々電子上の書類をそのまま電子データとして保存
２、紙の文書をスキャンして電子データとして保存するとき
※元々紙書類だったものを電子データにして保存
まずは１から
１、国税関係帳簿書類の情報を電子データとして保存するとき
１－１真実性
改ざんや削除に対して対策がとられており、データを訂正・追加・削除した場合の事実、履歴が確認出来ること(タイムスタンプなど)
他の国税関係帳簿書類をそれぞれ確認できる必要があること。
社内での承認フローなどの規定を定め、それに基づいた人間が入力・保存ができている必要がある(社内規定の整備)
１－２、可視性
改ざんや削除に対して対策がとられており、データを訂正・追加・削除した場合の事実、履歴が確認出来ること(タイムスタンプなど)
パソコンなどで、明確に情報が見える状態であること。
必要なデータをすぐに引き出せるように検索性を確保する必要がある。
続いて２です。
２、紙の文書をスキャンして電子データとして保存するとき
これが面倒くさい！本当に書類電子化を推奨しているのか！？と思ってしまいます。
２－１真実性
２－１－１、入力期限
国税関係書類受領後、原則3日以内に実施する
本人以外が電子化する場合は最大１か月以内(原則１週間以内)
２－１－２、解像度
解像度が200dpi以上（もしくは3.88メガピクセル）
RGB階調が256階調（24ビットカラー）
２－１－３、タイムスタンプ付与
1つの画像ファイルに対して、1つのタイムスタンプを付与
入力期限に則り受領後、署名の上3日以内にタイムスタンプを付すこと
２－１－４、保存サイズの設定
国税関係書類の大きさに関する情報を保存すること(A3ならA3と分かるように)
国税関係書類受領者本人が電子化を行う場合で、かつA4サイズ以下の場合は、大きさ情報の保存は不要
２－１－５、情報の管理
電子データの訂正・削除を行った場合は、その履歴・事実が確認できるようにする
更には編集者の名前及び監督者の情報を確認できるようにする
２－１－６、社内規定の整備
上記のような規定を適正事務処理要件の事項を含めた既定を定め、この規程に基づき各事務処理を行うこと
２－２、可視性
２－２－１、電子化データ同士の関連性
国税関係書類の電子化データ同士の関連性を確認出来る事
２－２－２、機器及びシステム関連書類の備え付け
要件を満たしたスキャナーを設置し、説明書及び規定に基づいた状態で出力できること
２－２－３、検索機能
電子化データについて指定された内容をすぐに検索できる事
上記要件を整えて、国へ申請する
書類を電子データとして保存する場合は、要件を整えた上で国へ申請する必要があります。
その上で、国の機関が監査にきて、要件を満たしているか？運用は無理がないか？をみて承認されるわけです。
書類の電子化なら是非vividへ！
vividなら遥かに安い価格で遥かに大きいコストダウン業務効率化が実現します！
vividはスキャニング代行業として行っていますが、様々なニーズにお応えするためにpaperlogicの代理店となりました。
過去書類の電子化はvividのスキャニングサービスを
今後発生する書類の電子化はvividのpaperlogicを是非ご利用下さい。
スキャニングサービスで電子化したデータはpaperlogicに落とし込みますので、全ての書類をpaperlogicで一元管理が可能となります。
紙書類が多い会社にはほとんどが現状よりもよくなるサービスだと自負しております。
様々なお悩みに解決しますので、是非お気軽にお問い合わせ下さい！
