書類スキャニング代行業者vividです。
vividでは書類を電子化(PDF)にして、お客様の要望でＨＤＤもしくはＣＤに保存して納品しております。
よくＨＤＤとＣＤの違いについて聞かれるのでこちらでまとめますね。
ちなみにＣＤやＨＤＤと言っても実は種類が非常に豊富です。
それらの記事も別でまとめましたので、下記記事を御覧下さい。
電子化した書類はどこに保存するのがいいの？ＣＤ編(光ディスクの種類)
電子化した書類はどこに保存するのがいいの？ＨＤＤ編(RAID機能)
ＣＤ保存のメリットデメリット
電子化(ＰＤＦ)したデータをＣＤに保存する場合のメリットデメリットについてまとめます。
メリット
・ＨＤＤよりも故障の確率が低い
ＨＤＤは衝撃に弱いですが、ＣＤは割ってしまったりディスク面を傷つけなければ劣化はしにくいです。
・場所を取らない
ディスク１枚で数十冊(ＢＤなら数えきれないほど)保存出来ますので、場所を取りません。
・価格が安い
ディスク１枚数百円ですので、導入コストが低いです。
デメリット
・管理が面倒
電子化する書類の量が多いとＣＤが複数枚になり、いざ探す時に面倒になる
また、どこに何があるかエクセルファイルなどで管理しておく必要があります。
・ＣＤを挿入するのがないＰＣの場合外付けが必要
最近ではスタイリッシュなノートＰＣが増えてきて、ＣＤの挿入口がないものも少なくありません。
そういう場合は別途外付けＣＤドライブが必要になります。
・１枚あたりの容量が小さい
ＭＡＸで７００ＭＢまでしか入らないので、５０冊１００冊を一つのフォルダに管理したい場合はＣＤは向きません。
ＢＤでは可能になりますが、専用のディスクとプレーヤーが必要になり、導入コストが高くなります。
ＨＤＤ保存のメリットデメリット
電子化(ＰＤＦ)したデータをＨＤＤに保存する場合のメリットデメリットについてまとめます。
メリット
・大容量で且つ価格も安め
ＣＤほどではありませんが、最近のＨＤＤは非常にコスパが優れています。
１ＴＢや２ＴＢの容量も２，３万円くらいで購入出来ます。
２ＴＢあれば一生分保存しても大丈夫なくらいの容量です。
・様々な種類があるので、職場に合わせたものをチョイス出来る
無線化にして複数の人がＨＤＤに接続できるようにしたい
バックアップを自動でとりたい
セキュリティ対策を優先したＨＤＤにしたい
など、様々な要望に対して、RAID機能の入ったＨＤＤを選ぶことで解決出来ます。
・探すのが手間にならない
ＨＤＤに入れることで、いわば一つのフォルダに入りますので「検索機能」が使えます。
必要な書類があったときに検索をすることで、一瞬でＰＤＦデータを探し出すことが出来ます。
デメリット
・故障しやすい
ＨＤＤは衝撃に弱いので、保管には気を遣わないといけません。
ほこりや熱や衝撃によって故障することがあります。
そのためにRAID機能でバックアップを取るものもありますが、そもそもＨＤＤ本体毎壊れてしまっては意味がありません。
ＨＤＤが故障しないような管理方法を模索する必要があります。
vividが提案する形
ＣＤもＨＤＤも一長一短ございますが、vividとしては用途別で提案しております。
例えば基本見る事がないし、保管目的ということであればＣＤでの保管をオススメしております。
過去の例ですと、
税理士先生が確定申告書類を捨てられないから一応とっておく というお客様に対してだったり
いつなくなってもいいけど、念のためとっておきたい というお客様に対してＣＤをオススメしております。
そうではなく、いつでも必要な書類をすぐ探せるようにしたい。つまり「効率性」を取る方にはＨＤＤを提案しております。
勿論ＲＡＩＤ１のバックアップがついたものをご紹介しています。
いつでも書類は探せるようにしたいし、絶対に紛失しないようにしたい！
という少し無茶ですが気持ちがわかるお客様に対しては・・笑
ＣＤとＨＤＤ両方での保管を提案しております。
ＣＤは完全にＨＤＤが壊れた時用のバックアップとして。
基本的に使うのはＨＤＤ というスタンスがオススメです。
要するに２重３重での対策ですね！
今はＣＤもＨＤＤもそこまで高くないので、導入コストは気にする必要がありません。
vividとしても出来れば両方で念のため持っておくことをオススメしております。
ＣＤもＨＤＤもそこまで場所を取らないですしね・・。
コンプライアンスが義務付けられている社会ですから、念には念を入れておくことは大切かと思います。
その上で業務効率化になるような提案をするのが我々の仕事だと思っていますので、是非お悩みの部分からでも構いませんので相談してきてください！
その結果他社に依頼することになっても全然構いませんので！m(__)m
お客様の役に立つ会社を目指しております！
是非お気軽にお問い合わせ下さい！
