こんにちは、東京神奈川のペーパーレス会社vividです。
ペーパーレス実現のためには社内での文書を整理することが必要になります。
具体的にどのように整理していけばいいのか？
簡単に記事にまとめてみました。
文書管理する上での基本的な考え
文書管理の目的は「組織に必要な文書を必要に応じて即座に利用できるような保管体制を整え、廃棄までの一連の流れを明確に定めること」です。
明確に文書規定を定める上で基本的な考えを書いておきます。
１、文書を私物化させない
必ず社内にいると思いますが、文書を私物化する人が現れます。
決して家に持ち帰るとかの話ではなく、自分の中で抱えて離さない方です。
こういった方は往々にして
・この書類は紙じゃないとダメなの
・この書類がなくなると効率が悪くなる！
・〇〇さんが必要としているから持っておきたい！
など、様々な理由を付けて自分で持っているのが挙げられます。
２、いらない文書は捨てさせる
１年経っても見返さない書類はいらない書類だから捨てなさい。というフレーズがよく聞かれるようになりましたが、このようにルールを定めないといつまで経っても書類をとっておきます。
書類を捨てたことで自分の責任になるのが嫌なんです。
例え使う確率が０.００００１％であっても０ではない限りは理由を付けて捨てません。
１年経って使わなければ捨てる
など、会社としてのルールがあれば、従業員もそういうルールの下で捨てたんだから悪くないという言い分が出来るようになります。
３、文書管理の目的を明確にする
何のために文書を綺麗に管理するのか？そこを明確にしないとただ規定を定めているだけになります。
・効率化したい
・コスト削減したい
・お客様の問い合わせにスピーディーに対応したい
など、何故文書を管理したいのか？をしっかりと考えて従業員に発信した上で規定を定める必要があります。
４、整理保管だけではなく、捨てるところまで管理する
２番でも言いましたが、書類を捨てるというのが一番ネックです。
そのため、捨てるまでをルールとして定めておく必要があります。
５、会社全体での取り組みとする
部署によって管理の仕方が異なっていたらなんの意味もありません。
会社全体で文書管理に取り組むという姿勢とルール決めが大切です。
文書管理のメリット
・必要な情報を短時間で取り出せる(業務効率化)
・他人の時間や自分の時間が奪われない
・誤った情報が使われない
・進捗管理がしやすい
・情報や知識の共有化が用意に出来る
・リスクマネジメントが可能
・大幅なコスト削減(書類を電子化すれば)
全社的に定めるルールと部署ごとに定めるルールを分ける
先ほど会社全体で文書管理に取り組むことが大切と書きましたが、会社全体で全く同じルールを定める必要はありません。
例えば、営業部門と人事部門では仕事の進め方も全く異なります。
内容によっては部署に管理方法を委ねることも大切です。
会社として共通のルールで決めるべきこと
・文書を分類分けする基準を設ける(重要文書、機密文書、その他の文書など)
・分類分けした文書毎の管理方法
・保存年数
・文書の廃棄基準(廃棄するのか？保存するのか？)
・紙書類から電子化にする書類の基準(使わない書類は破棄。使う可能性がある書類はPDFにする)
・ファイリングと保管の基準(背表紙に書く項目の決定、配列方法、事務用品の統一)
部門毎にルールを設定して決めること
・各部門で管理すべき文書の保管、運用方法
・部門特有の書類の保管期間
・部署内で使うファイルをフォルダ分けし、そのフォルダの命名方法
フォルダ作り方のコツ
フォルダは分かりやすい名前を付けることで、誰もが利用しやすくなります。
フォルダの中にフォルダを作ることも少なくありません。
そんな配列の作り方は大きく分けて二つあります。
例：Ａ会社の本社の人事部の平成２２年度の新入社員の研修で使った資料
ワリツケ方式
フォルダを予め作っておく方式です
まだファイルも入っていないのに予め考え得るフォルダを作っておきます。
そしてＡ会社の本社の人事部の平成２２年度の研修で使った資料が手に入ったら、自身で判断して該当するフォルダに入れるというものです。
ツミアゲ方式
フォルダは予め作らず、ファイルが溜まってきてからフォルダを作って分類分けするというもの。
まず上の例の資料が出来たら、作った人が「新入社員研修資料」という「小分類」のフォルダを作る。
このようなファイルが１０個くらい出来たらそれをまとめて「平成２２年度」という「中分類」フォルダを付ける。
さらにそれがたまったら「人事部」という「大分類」を作る。
このように積み重なった書類に対してフォルダを作っていき管理するのがツミアゲ方式です。
ワリツケ方式とツミアゲ方式どちらがいいのか？
業務効率化という視点からだと、ツミアゲ方式をオススメします。
ワリツケ方式だと、例えば社員が新たなデータを持ってきて該当するフォルダが無かった時に、適当なフォルダに入れてしまいます。
このようなことが何人もしてしまうと“どの書類がどこにあるのかが分からなくなる”ことに繋がります。
社員全員で管理方法について考えること
社長・役員だけではなく社員・アルバイトも含めて話し合うこと。
話し合う時には上位職の人は極力意見を言わないこと。
出来るだけ意見を聞くようにしましょう。
何故かというと、実際にファイルを使うのは現場の社員のほうが機会が多いです。
更に職位が上の人が意見を言うと誰も逆らえなくなります。
そうなると結局使いにくいものが出来上がってしまい、使われなくなってしまいます。
現場の意見をしっかり吸い上げて定めるようにしましょう。
