こんにちは、東京神奈川のペーパーレス会社vividです。
ペーパーレスを実現したいなら、文書のライフサイクルを理解し、きちんとした文書管理規定を定めることが大切です。
文書のライフサイクルとは？
文書のライフサイクルと呼ばれるものがあります。
文書を
①作成(入手)
②処理
③保管
④保存
⑤廃棄
この①～⑤のながれを文書管理規定に従い適切に管理を行うことを言います。
ちなみに、
①～③を活用期
③～⑤を低活用期
と定義しています。③の場合は、どちらにも該当するということですね。
簡単に言うと文書が発生してから捨ててなくなるまでの流れです。
一つずつ確認していきましょう
①文書の作成・発生
このフェーズでは文書の分類、作成者、キーワードなど、その文書に関する情報を付与する。
発生した文書をどのように保管するか？を決める必要があります。
例えば電子保管するのか？原本保管なのか？
作成した書類なのか？
もらった書類なのか？
それを分別して名前付けする必要があるのがこの工程です。
②処理
文書の目的に応じて処理をする(承認、公開、配布、利用)
このフェーズでは文書のアクセスや変更履歴・処理履歴などの情報を追加する。
つまり、決済したり利用にあたって編集することを言います。
例：会議資料のため、分かりやすく内容を改変する。
③保管
文書を必要に応じてすぐに探せる状態を保持する。
おおよそ数か月から１年間くらいの間は見返したりする機会が多いです。
このフェーズでは保管期間、保管場所などの情報を追加する。
④保存
このフェーズでは保管期間(数か月～１年間)を終えた文書を長期保存へ切り替えることを言う。
保管と保存の違いは、保管は再利用時のために一時的(１年以内)に置いておくこと。
保存はそれ以上の期間別の場所(倉庫など)に置くというイメージです。
⑤廃棄
文書管理規定等で定めた保存期間が終了したらルールに基づいて文書を破棄する。
破棄するべきものと、保存期間を延ばすものと、永久保管するものと湧ける必要がある。
本当に効果のある文書管理規定を定めることが大切
文書管理規定を定めることで、社内での書類管理を統一化をすることが出来ます。
実際経営者は文書管理規程をしっかり作って、文書管理を統一化したいと考えている方が多いです。
簡単に言えばあなたの会社専用の文書管理の説明書です。
しかし、実際は文書管理規定があってないようなもの！という会社も多いとは思います。
うちには規定があるのに、
なんで書類の管理が適当なんだろうか？
なんで紙書類がたまるのだろうか？
このように感じる方も多いです。
その理由として、文書管理規定を定めた時は上場申請やISOなどの取得条件に入っております。
そのための規定として作られたものであって、本当に文書をしっかりと管理したいという気持ちで作っていないからです。
大切なのは、文書をどのように管理したいのか？
それを明確化して、更に誰が見ても分かるような文書管理マニュアルを作成することです。
一時的に文書を電子化してなくしたとしても、文書管理の規定が社内に浸透していないとまたすぐに書類だらけになります。
文書を電子化するタイミングで、社内で今後どのように書類を管理するのか？しっかりと考える必要があります！
ではどのように文書の規定を考えればいいのか？そのコツを下記記事でご紹介します。
