こんにちは。東京神奈川の書類電子化業者のvividです。
お片付け専門会社のインブルーム株式会社様と業務提携をさせて頂きましたが、そのインブルーム様から直接書類電子化のご依頼を頂きました！
ご依頼内容と問題点とご要望
ご依頼内容
２０１３年、２０１４年、２０１５年のお客様ファイルを電子化してほしい
問題点
１、収納しているキャビネットがいっぱいになっている。お取引量も増えてきたのでなんとかしたい。
２、将来同じ方から依頼頂いた時のために書類は捨てられない。(見返す機会がある)
ご要望
１、２０１３～２０１５年で年度別に電子化してほしい。
２、東京と大阪もあるので、地域別(東京大阪)にも分けてほしい。
３、CDとHDDそれぞれで納品してほしい
４、顧客ファイル毎にその顧客名でPDFの名前を付けてほしい
上記の内容でご依頼頂きました。
お預かりした書類は２０１３～２０１５年の顧客ファイルです。
インブルーム様はお客様毎にカウンセリングシートのような形で情報を書き留めるので、お客様の分だけ紙書類があります。
将来同じ方からご依頼きた時に見返すことがあるので捨てられないようです。
今までは特に捨てる事もなければ電子化することもなく保管していたようですが、今回の依頼を機に社内でのルール決めもするようです。
ご依頼データ
重量：約５０ｋｇ(下記写真をご参照)
ファイル数：１０１７ファイル(１ファイルあたり、平均約８枚)
納期：書類をお預かりしてから約１週間
詳細
１０１７ファイルの書類をＣＤ６枚に分けて納品しました。
・２０１３年東京
・２０１３年大阪
・２０１４年東京
・２０１４年大阪
・２０１５年東京
・２０１５年大阪
CDだけだと破損時にデータがなくなってしまうことから、バックアップの意味も込めてHDDにも保存することを提案しました。
HDDはアイ・オー・データのHDD(HDJA-SUT1.0)をご用意。
ＨＤＤ内では年度別地域別で６フォルダを作りそこにデータを全て納品しました。
ちなみにこのＨＤＤを選んだ理由として
・暗号化機能付き
・１TBと大容量
・冷却用ファン内臓のため、HDDの熱がやわらぎ故障がしにくい
・電源内臓のため、コンパクトな設計
バックアップ用途としてのHDDのため、とにかくスリムでセキュリティの高いものを選びました。
勿論実費での納品です。
HDDはメーカーから直接仕入れています。
Amazonでは定価より安く売られているのですが、Amazonで販売している商品は倉庫に保管されているため、HDDのような精密機械を購入するのは故障している可能性があったり、劣化していたりするので危険です。
当社では必ずメーカーから直接仕入れます。
ビフォーアフター
お写真は先方から許可が下りなかったため、掲載は致しません。
ただ、今回の電子化を機に会社としては３年間分までを紙書類として保管するルールに変えたようです。
今後毎年ご依頼頂けるということで、毎年高いクオリティを維持しようと思います！m(__)m
感想
さすがお片付け専門の会社様だけあって、書類はとても綺麗な状態でした。
書類を郵送頂いた際も、細かいところに気遣いがありとても作業がしやすかったです。
当社もこういう部分を勉強していかないといけないなと思いました。
納品時には
「想像を超えるクオリティだった！ありがとう！」と言って頂きました。
やはり納品時にこう喜んでもらえるのが嬉しいですね。
書類電子化の仕事をしていて良かったと思う瞬間です！
書類電子化をすることでお客様は必ず喜んでいただけます。
しかし、要望が叶ったわけだから当然ですよね。
ですので、その当たり前の喜びを受けて満足していてはいけないと思っています。
当たり前の喜びではなく、想像以上の喜びを追及しないといけません。
常にお客様の想像を超えるサービスを提供することで、想像以上に喜んで頂けるはずです。
そのためには、気遣い・心遣いが大切です。
vividでは常にその意識を持って書類電子化のお仕事をさせて頂いております！
書類が溜まって困っている方は是非vividまでご依頼下さい！
インブルーム様からアンケートお答え頂いて、公開の許可をもらいましたので掲載しております。
詳しくはお客様の声を御覧下さい。
また、
・ご自宅をスッキリさせたい！
・お片付けの方法を学びたい(理論的で納得出来ます！)
・事務所を整理整頓して業務効率化したい
このような気持ちがある方はインブルーム株式会社様を是非ご利用下さい！
※当サイトのお問い合わせからご連絡を頂いても構いません。
