こんにちは、書類電子化(ペーパーレス)業者 vividです！
書類を電子化することによって、日常的に大きなメリットを感じることが出来ます。
今回はどんなところで感じることが出来るのかまとめてみました。
なお、書類電子化することで得られる大きなメリットデメリットについてはこちらをご覧ください。
ではどんなところでメリットがあるのか見ていきましょう
資料を共有出来るため、会議時にいちいち印刷しなくてもいい
会議時に人数分資料を印刷していませんか？
これって結構手間なんです。
私自身も前職は大手企業の管理部署に勤めていたのでわかるのですが、とんでもなく時間が掛かります。
例えば毎月の幹部会だと、幹部が３０人近く集まるため、総務の人間を二人使い全員分の資料を順番通りに印刷を行い、ホチキスで閉じて配布します。
また、印刷途中でミスに気付いたとしたら中身を変えて全て印刷しなおしです。
ミスするのが悪いと思うかもしれませんが、ミス以外にも実際は社長や本部長などの気まぐれ発言によって「この資料はこれを追加しておいて」なんてこともよくあるのです・・。
そうなるとその場で作りなおしてまた印刷しなおしです。
事業部によって印刷する資料が異なるので、いつも３、４人使って２～３時間掛けておりました。
今考えるととんでもなく無駄な時間だったなと感じるのですが、このような企業もあるのではないでしょうか？
これが仕事だから・・と思わずに、これよりもっと「効率化できないか？」という視点を持ってみませんか？
書類を電子化することで、その資料をＰＤＦにして共有フォルダに落とし込むことで印刷する必要がなくなります。
また、会議を進行する時にも「〇〇のＰＤＦファイルをご覧ください」と伝えれば、そのファイル名を開けばいいだけなので、会議自体も迅速に進みます。
会議途中に資料の修正があったとしてもファイルの中身を変えるだけで全員変更後の内容を見ることが出来るので非常に効率的です。
特に毎回会議の度に紙書類を印刷している会社であれば、電子化した恩恵をより感じられるはずです。
営業機会損失をなくし、売上ＵＰに繋がる
アポがあり営業先に伺う際は常に準備してあるので問題ないかと思いますが、営業するつもりがない時に営業チャンスがある時も多いはずです。
その際に「ではまた後日資料を送りますのでメールアドレスを・・」なんてことをしていませんか？
人は気まぐれな生き物ですから、興味を持った時にしかチャンスはありません。
興味を持った時に魅力的な営業を掛けることで 興味 ➡ 実行 へ移して頂けます。
後日送った時に同じレベルで興味を持ってくれているかというとそんなことは稀です。
メールを開くころには「ああ、こんなことあったな・・」程度になり「機会があれば検討させて頂きます」といった旨の連絡で終わってしまいます。
これが全営業社員が知らず知らずに行っていたとしたら、一体どれだけの営業損失(売上損失)に繋がっているでしょうか？
書類を電子化しておくことで、資料は常にパソコンやタブレットやスマホの中にあるようなものです。
いつでもどこでも見込み客へ最適な資料を提示することが出来ます。
営業チャンスはいつ訪れるか分かりません。
そんな時に備えている企業こそ、相手からも信頼されますし今後増えてくると思います。
今はまだそういう企業だと信頼される！というアドバンテージですが、
今後はそんな当たり前なことが出来ない企業なんて・・と時代遅れの企業のレッテルを貼られるかもしれません。
売上がなかなか伸びないと感じている企業は、目の前の現実と向き合って改善をするとそこにヒントが隠れているかもしれません。
業務の引継ぎが楽になる
業務引継ぎって面倒ですよね。
また、引き継ぐ担当者によってやり方が変わっていたりして、こんなトラブルもありませんか？
①ＡさんからＢさんへ引継ぎ
Ｂさんがやり方を変える
②ＢさんからＣさんへ引継ぎ
やり方を変えた方法を引き継ぐ
③ＣさんからＡさんへ引継ぎ
・前と同じやり方だと思っていてしっかり引継ぎをしない➡結果やり方が統一されずに混乱する
この時に書類を電子化しておくことで、マニュアルも必然的に電子化されます。
マニュアルが電子化されれば、資料は常に最新のものですので分からなくなったり、やり方が変わっていたとしてもマニュアルを見返せば済む話です。
マニュアルはよく個々が分かりやすいように解釈して作られるので、人によって微妙に認識が異なったりします。
これが原因で社内がぎくしゃくしたりすることも少なくありません。
これらの問題を未然に防げるのも書類電子化の魅力だと思います。
まとめ
いかがでしたか？
書類を電子化することの大きなメリットは
・コストダウン
・業務効率化
・紛失リスクの軽減
などが挙げられますが、日常の小さいところにフォーカスしても様々な利点が挙げられます。
なかなか売上が上がらない
なかなかうまくいかない
従業員の賃金が高い
といった悩みを持っている会社がありましたら、意外と身近に原因があったりします。
特に従業員を多く抱えている会社であれば、そのあたりに目がなかなかいかないところですので、是非一度時間を取って考えてみて下さい。
書類電子化を導入することで非常に大きなメリットとなって返ってきます。
特に電子化を外注することのメリットは計り知れません。
是非ご検討して下さい。
