こんにちは。
書類スキャニング代行会社vividです。
先日、会社の紙書類をスキャンする前の注意点３つ！の記事を書きました。
闇雲に書類電子化をしても、事前準備とその後の運用を決めないと意味ないですよ～と書きました。
これはちゃんとペーパーレスに踏み切りたい会社向けに書きました。
今日の記事は「紙書類がどうしても溜まってしまう」という方に対しての対処法です。
結局社内に書類が溜まる原因はこういう人が多いからです。
捨てられない人ってなんで捨てないと思いますか？
ほとんとがこういう方です。
・念のため
・捨てる理由がないから
・持っていることで注意されることはないから
根底にあるのは「自分の判断で捨てて責任を追及されたくない」という心理が働いているわけです。
今までそうして仕事をしてきたわけだから、自主的にペーパーレス化させようとしても難しいです。
だから「とりあえずやらせてみること」
例えば、会社として「ペーパーレス化します！」と大々的に謳うわけです。
その上で、溜まってしまう人に対しては一つ一つの書類に対してこう聞きましょう。
「これ、PDFにしてまで取っておく必要ある？」
こういう聞き方をすると案外「それはいらないかな・・」と返事がきます。
全社的に取り組むことで、「自分だけが捨ててるわけじゃない。指示で捨ててるんだ」という心理が働き、書類を保持したいというガードが緩くなります。
勿論本当に捨てていいかどうかはしっかり判断して下さいね！
みんなで渡れば怖くない！ってやつですね笑
こうして人の意識を変えていくことで、いよいよ本格的な会社のペーパーレス化が進んでいくわけです。
人は絶対に慣れます。
書類を電子化した直後は「使いづらい」「効率が悪い」などと声が上がりますが、使っていけば絶対に慣れます。
中長期的な視点で会社としてペーパーレスを推進することをオススメします！
文書管理担当者は大変だと思いますが、頑張って下さい！
