紙書類の電子化

書類スキャン代行会社 株式会社vivid です。

ペーパーレス化の第一歩でもあり、必須とも言われる書類のスキャニング作業。

しかし、なんでもかんでも書類をスキャンしてPDF保存すると、いざ探す時に見つからなくなってしまいます。

全部PDFにするのはかまいません。

ただし、しっかりとフォルダ分けをして整理して保存することが大切なのです。

 

 

今では派遣や短期バイトでも「書類スキャンしてくれる人」を募集しているページをいくつも見かけます。

書類のスキャンってペーパーレスする上でとても重要ですが、誰しもがやりたくない作業です!

募集するための広告費・教育費・人件費・交通費・社会保険費

これらの費用が掛かる上、電子化文書の質が悪くなりがちです。

そんな作業をvividが格安で代行しているわけですが、自社内で書類をスキャンする企業様も勿論少なくあります。

 

その上で、気を付けなければいけない点がいくつかありますので、今回まとめてみました。

 

①まずは分類をする!

文書情報には寿命があります。

寿命というのは、紙が劣化して破けるとか読めなくなるとか。

そういう寿命ではありません。

文書情報としての価値という意味です。

 

書類に含まれる文書情報はその文書情報を使う頻度が時間とともに変化します。

このことを文書の寿命特性と言います。

文書のライフサイクルは

作成

②発生

③処理

④保管

⑤保存

⑥廃棄

このステップを経ていきます。

 

ある文書情報を100%に近い確率で日常業務で使う文書を現用文書(ライフサイクル①②③)

ほとんど使わなくなった文書情報のことを非現用文書(ライフサイクル③④⑤)

その中間的な位置づけのものを半現用文書(ライフサイクル②③④)と言います。

 

冒頭申し上げたように、なんでもかんでもスキャンして保存するのではなく、

まずスキャンする書類をこの3つに分けることから始めることをオススメします。

現用文書>半現用文書>非現用文書

この優先順位で今ある書類を分類していきましょう

 

②ルールを統一化して実行をする!

一時的に書類をスキャンしてPDFにしても、紙書類は日々どんどん発生します。

それらの紙書類も効率的に同じ運用で電子化していかないと、逆に効率を悪くします。

取り返しのつかないことになりますので、まずは社内でルールを規定し遵守することが大切です!

 

1、いらない書類は捨てること

2、書類を私物化させないこと

k3、電子化した書類をすぐに見れる仕組みにすること

4、PDF化した後の紙書類の後始末

 

ここのルール決めが重要です!

書類をスキャンするという作業が膨大なので、それ自体が大仕事になり終わってしまいがちですが、それ以上に重要なのは日常の運用です。

過去の紙書類を電子化したのに、これから発生する紙書類の対策を考えないことには全く意味がありません。

 

特に「いらない書類は捨てること」「書類を私物化させないこと」

この2点は従業員に対して強く言い続けましょう!

非常に多くの従業員が無意識に下記の行動を取っています!

「書類は念のためとっておこう」

「これは私だけが使っている書類だから机にしまっておこう」

 

③正しいフォルダ分けをして電子文書を管理しよう

多くの方が無意識に量産しているフォルダ。

フォルダ分けを疎かにしてしまうと、せっかく書類を電子化したのに逆に非効率的になってしまいます。

ここでは二つのフォルダ分けの方法がありますので、違いを理解しましょう

 

予めフォルダを作り保存する「ワリツケ方式」

例えば株式会社vividという会社の管理部門の書類を電子化するとします。

「経理部」「総務部」「人事部」の3つの部署があり、それぞれの部署で様々な書類があります。

書類スキャン

 

ワリツケ方式というのは、このように予め先にフォルダを上記の通り作っておきます。

保存する書類が発生したら、既にあるフォルダの中から適切な場所に保存する方法です。

 

ワリツケ方式のメリット

①予めフォルダを作成しておくので、不必要にフォルダが増えない

②全社的に同じ運用にすることで、統一を図ることが出来る

例:

従業員A「予算表だったら「経理部」の「予算関係書類」の「予算表」フォルダに保存・・っと。」

ワリツケ方式のデメリット

①該当しない書類も無理矢理決められたフォルダに保存するため、関係ない書類も混じることがある

②各々の感覚で保存していくので、社内で都度確認して保存しないと把握が出来ない

③あらかじめフォルダを作らないといけないため、導入に時間が掛かる。

例:

従業員A「予算表作成のために使う実績表は、「経理部」の「予算関係書類」の・・年度別実績表フォルダに入れたいけど、予算関係だから「予算表」フォルダかな!」

従業員B「予算表作成のために使う実績表は、「経理部」の「予算関係書類」の・・予算表作成に関する書類だから予算表フォルダに入れたいけど、実績だから「年度別実績表」フォルダかな!」

➡このように従業員の感覚で統一感がなくなる

 

 

状況に応じてフォルダを構築する「ツミアゲ方式」

例えば株式会社vividという会社の管理部門の書類を電子化するとします。

「経理部」「総務部」「人事部」の3つの部署があり、それぞれの部署で様々な書類があります。

書類スキャン

 

ツミアゲ方式というのは、まずは株式会社vividというフォルダのみしか作りません。

vividのフォルダの中にひたすらファイルを保存していきます。

ある程度溜まってきたら、似たようなファイルをまとめてフォルダを作っていきます。

1、年度別実績表フォルダが出来上がる

2、予算表フォルダが出来上がる

3、予算関係書類フォルダを作り、1と2のフォルダを保存する

4、決算書フォルダが出来上がる

5、申請書類フォルダが出来上がる

6、決算関係書類フォルダを作り、4と5のフォルダを保存する

7、経理部フォルダを作り、3と6のフォルダを保存する

 

ツミアゲ方式のメリット

①とにかくまずはファイルを保存すればいいので、すぐに取り掛かることが出来る

②実情に合わせてフォルダが柔軟に作れる

③部署内で共有しながら作り上げるので、どこに何が保存するかが部内全体で共有化しやすい

例:

従業員「年度別実績表」ファイルと「予算表」ファイルって予算を作るのに使う書類だから「予算関係書類」フォルダを作ってそこにまとめませんか?

上司「いいね、そうしよう。次から予算関係の書類は「予算関係書類」フォルダに保存するぞ!オー」

 

ツミアゲ方式のデメリット

①部署に合わせて作り上げるので、全社的に完全な統一感はない

②①の影響で異動者は最初どこに何があるか把握するのに時間が掛かる

 

オススメはツミアゲ方式!

ツミアゲ方式のほうが、業務効率化が図れます。

また、気軽に導入できる上、部内のコミュニケーションが図れます。

更には従業員がデスクトップに独占保有することがなくなり、上司からみても透明性のある管理が可能になるからです。

 

やってみたら分かりますが、圧倒的に効率的になります。

一昔前まではワリツケ方式が主流でしたが、現代の働き方(転職・出先での仕事・部署を跨いだ共有)を考えるとツミアゲ方式一択です!

 

まとめ

いかがでしたか?

単純に書類をスキャンするといっても、スキャンしたデータをどう管理していくかがとても大切になります。

まずは分類する!

使う文書「現用文書」

使わない文書「非現用文書」

その中間の文書「半現用文書」

この3つに分けること。

 

次に社内で書類をどう管理していくかをまとめる

 

次にフォルダの保存形式をまとめる

 

最後にルールに基づいて運用する

 

 

ただし、それも書類をスキャンするという大仕事があってこそです。

今では書類スキャンのための人員を募集する企業も多いですが、

・募集するための広告費

・教育するための教育費・人件費

・採用した人の人件費・交通費・社会保険費

これらの費用が掛かる上、電子化文書の質が悪くなりがちです。

やはり単調作業ですから、よっぽどのメンタルの持ち主でないと、飽きてモチベーションが下がり質の悪いデータが出来上がります。

 

 

書類スキャンはこれらの費用を掛けるよりも遥かに外注に出したほうが効率的でローコストです!

特に書類スキャニング会社のvividは業界でも最安値(自社調べ)だと思っております。

価格は安くサービスは高品質をモットーに取り組んでいます。

是非お見積りだけでもご依頼ください。

お客様が喜ぶために最大限努力致します!