こんにちは、書類スキャニング代行業者vividです。
文書を電子化することのメリットは当サイトでも様々な記事でご紹介していますが、今回は日本文書情報協会が発表している文書電子化のメリットを挙げていきます。
単純に会社の利益に直結するメリットだけではなく、様々な視点から書かれていますので参考にして下さい。
１、導入による効果
電子文書及び文書電子化データを導入・活用することで、以下の効果に期待されることが考えられる。
１－１、コスト削減
作業効率の向上や人件費削減及び保管コストの削減が可能。
１－２、企業競争力の強化
国が電子化を進める目的の一つでもあります。
組織内の文書を一元管理することで、コンプライアンス管理や迅速な対応によって顧客満足度の上昇に繋がる。
１－３、リスク管理
情報共有が容易になるため、災害発生時の対応やトラブル発生時に迅速な対応が可能になる。
１－４、環境問題への貢献
紙の消費量を減らすことで、森林保護などにも貢献できるほか、不要となった紙文書をリサイクル資源として活用できる。
紙の流通を減らすことで、排ガス抑制にも貢献できる。
１－５、雇用形態の幅が広がる
電子データを活用することで、働く場所を選ぶ機会が減る。極端な話、在宅勤務なども可能になるケースもある。
不必要な交通費や人件費や家賃の削減にも期待が出来る
２、３つの指標
文書を電子化し、管理することのメリットとして、以下の３つの指標が挙げられる
２－１、コンプライアンス
幅の広い規制遵守や内部情報セキュリティを順守することが容易となる。
文書の所在や状態が確保されるため、監査時の評価もよくなるほか、内部統制の強さを示すことが出来る。
２－２、社内連携強化
ネットワーク上に文書を管理することで、データの共有が容易になる。
それによって部門内のワークフローや協業作業などから情報を必要とする組織内に迅速に配信することが出来る。
組織が大きくなるほど困難になる統一化が文書電子化によって叶えられる。
２－３、顧客関係強化
顧客の要求に迅速に対応することで、顧客との関係性をより強化出来る。
３、活用場所の拡大
そこら中に無料Wi-Fiなどが導入されるなど、モバイル端末からインターネットへの接続環境が進んだ現代社会では、外で自社内のデータが見れる環境を作ることは必須ともいえます。
営業に出かける際も必要な書類をすぐに探し出すことが出来、スムーズな営業活動が出来ます。
また、出張時にも多量の関連書類を持ち運ぶ必要がなくなることから、印刷代、手間、情報流出のリスクがなくなります。
いかがでしたか？
文書電子化を活用することで、様々なメリットがあります。
どちらかというと、中規模以上の会社は全面的に取り入れたほうが大きな成果が出る事になるでしょう。
また、社会貢献の側面もありますので、是非積極的に活用して頂きたいです。
