ペーパーレス専門会社の株式会社vividです。
今日は他社の事例をご紹介します。
茨城県の決済を電子決済へ変更にする取り組みをしたところ、
わずか４か月でほぼ１００％の電子決済にすることが完了したとの事です。
取組のきっかけ
茨城県庁における決裁事務は，これまで紙決裁と電子決裁が混在しておりました。
しかし、改ざん防止や行政文書の管理徹底をするためと業務効率化を実現するため、
平成30年4月より電子決裁率100%を目標に取組をスタートしました。
結果
各部局で業務に応じた電子決裁のルールづくりに取り組んだ結果，7月の電子決裁率は99.1%となり，４ヶ月の取組で電子決裁率ほぼ100%を達成
書類電子化・電子決裁のメリット
1 文書の検索効率の向上
過去の文書ファイルの検索・再利用が容易になり，書庫の紙文書を捜索する必要がない。
2 行政文書の改ざん防止
文書保管後の書き換えができないため，文書改ざんを防止できる。
3 ペーパーレス化
紙を印刷したり，書類を整理する手間や，庁内で決裁書類を持ち回る負担から解放される。
4 省スペース化
紙の書類が減ることで，書棚などのスペースの削減，引越業務の簡素化ができる。
5 テレワークの促進
出張先など，いつでもどこでも決裁を行うことができる。
わずか４か月でほぼ１００％の電子決済の実現は素晴らしいですね。
書類の電子化を全社的に取り組む上で最も難しいのは社内の運用です。
これは社長・幹部・上長だけが取り組んでも無理です。
現場含め、全社員が前向きに取り組まないと実現します。
全員がペーパーレスのメリットを理解して、
ペーパーレスに向けて本気で取り組むという姿勢が大切ですね。
そのためには、ペーパーレスすることで、どういう働き方になるのか？をしっかり周知することが大切だと思います。
株式会社vividでは、単純に紙書類のスキャニング代行をするだけではなく、
どう運用して紙書類をなくしていくかのコンサルティングも行っております。
ペーパーレスの導入を検討していれば、是非お気軽にお問い合わせ下さい。
宜しくお願い致します。
