ペーパーレス専門会社の株式会社vividです。
先日、経済産業省が書類の電子化を推奨する理由①～e-文書法が作られた理由～の記事をまとめました。
何故e-文書法が制定されたのか？
何故国が書類の電子化をすすめていくのか？
是非ご覧下さい。
この記事では国が考える書類電子化のメリットについて書いていきます。
経済産業省が発表した書類電子化のメリット
● 企業負担コスト軽減
紙文書は基本的に税法では７年
商法では１０年の保管期間が義務付けられていました。
多くの企業がこれらの紙書類を保管にコストを費やしています。
(倉庫代、整理収納する人件費、探し出す人件費、印刷コスト)
日本経済団体連合会の試算んいよると、税務書類に限った紙書類でも、年間コストは約３,０００億円。
紙文書を電子化することで、これだけのコストが削減出来るということに繋がります。
●企業競争力の強化
e-文書法に対応し、書類を電子化するメリットはコスト削減だけではありません。
大幅な業務効率化、すなわち企業競争力が強化されることに繋がります。
例えば保険業界であれば、保険の申込書の受領、審査、承認、契約といった一連の業務が書類によって成り立っています。
これを電子化し、電子上での承認フローを確立することで、契約に至るまでの期間を半分以下に短縮出来たそうです。
更には、紙書類を印刷するコスト、人件費の削減にもつながるというわけです。
これが日本企業に導入されることで、浮いた時間やコストを更に発展させるために使うことが出来ます。
ひいては業界の発展に繋がるというわけです。
企業競争力をあげる、コストダウン以外にも顧客満足度の向上を図ることが出来ます。
例えばクレジットカード発行申込書の受付から発行までの期間を大幅に短縮するなど、顧客に対するサービスレベルを向上させ、顧客満足度の向上を図ることができます。
また、業界での競争力が上がるということは、より顧客視点でのサービス展開になるので、最終的には顧客満足度向上に繋がります。
書類電子化は国として是非取り組んでいきたい事例です。
理由としては、コストダウン、企業競争力が上がることで業界内のレベルアップに繋がり、一般消費者へのサービスの質の向上、消費率向上
国としては、法人税、消費税の税収アップに繋がります。
急速にIT化が進む現代で、国が主導となって進めていくことは大変素晴らしいことですね。
紙でなければならない理由を聞くとそこまで大きな問題は聞きません。
どちらかというと
・紙じゃないと不安
・紙のほうが見やすい
といった答えが多いです。
ですが、これらの意識を持つ企業はこれからのIT化社会では取り残されていくと考えています。
是非これを機会に自社の書類管理について見つめなおしてみて下さい！
